Deutsche Bahn

Unser Lieferantenmanagement

Basisinformationen zur Lieferantenqualifizierung

Hier erhalten Sie alle Basisinformationen zur Lieferantenqualifizierung. Dies umfasst sowohl Grundsätze, wie die Gültigkeit der Lieferantenqualifizierung als auch Begriffserläuterungen und Hinweise zu Besonderheiten.

Ob Ihr Unternehmen die grundsätzliche vergaberechtliche Eignung zum potenziellen Vertragspartner der Deutschen Bahn mitbringt, wird nach den Kriterien

  • Fachkunde
  • Leistungsfähigkeit
  • Zuverlässigkeit (einschließlich Gesetzestreue)

entschieden. Die Lieferantenqualifizierung erfolgt je Warengruppe und in der Regel unabhängig von einer Vergabe. Eine Warengruppe definiert ein spezifisches Produkt- bzw. Leistungsspektrum. Ein Unternehmen kann für mehrere Warengruppen qualifiziert werden.

Eine spezielle, formellere Form der Lieferantenqualifizierung ist – ebenfalls unabhängig von einem konkreten Vergabeverfahren – die Einrichtung und Verwaltung eines Prüfungssystems gemäß § 48 Sektorenverordnung (SektVO) zur Überprüfung der Eignung potenzieller Bewerber (Präqualifikation). Diese wird für ausgewählte Lieferungen/Leistungen durchgeführt.

Die Lieferantenqualifizierung ist Bestandteil des Lieferantenmanagement der DB AG. Dessen Ziel ist eine optimale Lieferantenauswahl auf Basis objektiver Ergebnisse aus der Lieferantenqualifizierung, -bewertung und –entwicklung unter Berücksichtigung vergabe- und zuwendungsrechtlicher Aspekte.
Die Lieferantenqualifizierung dient dazu, die Mindesteignung der Lieferanten zur Lieferung/Leistung in Warengruppen des DB Konzerns zu prüfen.
Diese Prüfung erfolgt unabhängig von einer Vergabe und muss in regelmäßigen Abständen  durch eine Requalifizierung wiederholt werden.

Alle Unternehmen, die Lieferant des DB-Konzerns werden möchten, müssen sich qualifizieren.
Für ausgewählte Warengruppen (Produkt-/Leistungsspektren) in der Anforderungsklasse „Gering“ erfolgt die Qualifizierung nicht über das WebPortal, sondern im Rahmen der konkreten Vergabe. Dies gilt ebenfalls für Beschaffungen durch ausländische Tochterunternehmen des DB-Konzerns.

Jeder Lieferant muss im Rahmen der Lieferantenqualifizierung die entsprechenden Produkt-/ Leistungsspektren (Warengruppen) auswählen für die er sich qualifizieren möchte. Jede Warengruppe ist  entsprechend der enthaltenen Lieferungen und Leistungen einer Anforderungsklasse zugeordnet.

Entsprechend der individuellen Einstufung werden unterschiedliche Prüfmodule angewandt:

  • Gering: Basisdaten u.a. Kontakt-, Bank- und Steuerdaten (Abfrage im Rahmen einer konkreten Vergabe)
  • Üblich: wie „Gering“, zusätzlich Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit (Qualifizierung über das WebPortal)
  • Hoch: wie „Üblich“, zusätzlich Qualitätsfähigkeitseinstufung, u.a. (Qualifizierung über das WebPortal)

Je nach Anforderungsklasse erfolgt die Lieferantenqualifizierung der Unternehmen für jede Warengruppe in unterschiedlicher Tiefe mit jeweils differenzierten Anforderungen.

Anforderungsklassen und angewandte Prüfmodule/ je Warengruppe

Mögliche Ergebnisse der Lieferantenqualifizierung sind:

  • Qualifiziert/Nicht Qualifiziert
  • Qualifiziert sofern gültige Qualitätsfähigkeits (Q) -Einstufung
  • Präqualifiziert/Nicht Präqualifiziert (im Sinne von § 24 SektVO)

Nach erfolgreicher Lieferantenqualifizierung befindet sich ihr Unternehmen im Pool potenzieller Vertragspartner. Dies ist Voraussetzung für eine Geschäftsbeziehung mit der Deutschen Bahn.

Für die Lieferung/Leistung in Warengruppen der Anforderungsklasse „Gering“ bedarf es keiner Lieferantenqualifizierung über das WebPortal.
Lieferanten werden im Rahmen des Vergabeverfahrens geprüft und bei Zuschlagserteilung als qualifizierter Lieferant in der Warengruppe angelegt.

Informationen und Zugang zu aktuellen Vergaben der Deutschen Bahn erhalten Sie auf unserem "DB-Vergabeportal"  oder z.B. über die SIMAP-Plattform der EU (siehe 'Verwandtes Thema', rechte Seite).

In folgenden Warengruppen qualifiziert sich ein Lieferant im Rahmen der konkreten Vergabe  und muss sich nicht im Vorfeld einer Vergabe über das WebPortal registrieren (siehe Liste):

Die Gültigkeit der Lieferantenqualifizierung verlängert sich in Warengruppen der Anforderungsklasse „Gering“ nach jeder Bestellung.

Die Lieferantenqualifizierung ist in der Regel vier Jahre gültig. Rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeit muss die Requalifizierung auf Initiative des Lieferanten, über das WebPortal, veranlasst werden.
In begründeten Fällen ist es dem DB-Konzern möglich, Lieferanten ihre Lieferantenqualifizierung zu entziehen. In diesem Fall ist die Beantragung der Lieferantenqualifizierung erst nach einer Sperrfrist von sechs Monaten möglich. Dies gilt auch bei erfolgloser Lieferantenqualifizierung.

Die allgemeine Lieferantenqualifizierung ist für Sie kostenlos. Bei einer spezifischen Lieferantenqualifizierung, wie dem Präqualifikationsverfahren, entstehen Ihnen jedoch Kosten. Detaillierte Informationen erhalten Sie über unsere Lieferantenhotline und im Rahmen der Lieferantenregistrierung auf dem WebPortal.

Unabhängig von der Lieferantenqualifizierung können weitere Kosten z.B. für Audits und Zertifizierungen (z.B. HPQ) der DB-Qualitätssicherung für Lieferanten in einzelnen Warengruppen entstehen.

Ein Präqualifikationsverfahren ist ein Prüfungssystem nach  §48  SektVO und kann unabhängig von einem konkreten Vergabeverfahren eingerichtet und angewendet werden. Durch das Präqualifikationsverfahren kann die Eignungsprüfung in einem konkreten Vergabeverfahren ersetzt bzw. verkürzt werden, da es für Beschaffungsvorgänge als Aufruf zum Wettbewerb genutzt werden kann. Es gleicht daher einem vorgeschalteten vergabeunabhängigen Teilnahmewettbewerb. Die Prüfung im Rahmen des Präqualifikationsverfahrens umfasst eine Bewertung, ob das jeweilige Unternehmen generell zur Ausführung bestimmter Leistungen geeignet ist. Schließen sich später konkrete Vergabeverfahren an, so muss die DB AG die Eignung vorab geprüfter Unternehmen nicht erneut prüfen. Die Prüfkriterien können über diejenigen der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit hinausgehen und müssen einen konkreten Bezug zu den anstehenden Aufträgen aufweisen. Hierbei kann die DB AG je nach Komplexität der jeweiligen Materie diverse Prüfungs- oder Qualifikationsstufen  einrichten. Die von der DB AG eingerichteten Präqualifikationsverfahren werden EU-weit veröffentlicht.

Kleinunternehmen: 
Für Einzelunternehmen (z.B. e.K.) ist die Angabe einer DUNS-Nummer im Rahmen der Lieferantenregistrierung nicht zwingend erforderlich. Kleingewerbetreibende (Alle natürlichen Personen und kleine Unternehmen, die nicht dem § 1 Abs. 2 HGB unterliegen und somit nicht im Handelsregister geführt sind) tragen bitte anstatt der DUNS-Nr. "KleinGW" im entsprechenden Feld ein.


Großkonzerne: 
Im DB-Konzern wird pro Unternehmen (eigener Rechtsmantel, eigene DUNS-Nummer) nur ein Kreditor geführt. Für die Lieferantenqualifizierung bedeutet das, dass für eine Niederlassung (z.B. Niederlassung Norddeutschland) keine eigene Lieferantenqualifizierung nötig und möglich ist.

Tochterunternehmen mit eigenem Rechtsmantel müssen sich bei Interesse selbst qualifizieren.

Die im Qualifizierungsprozess anzugebenden Daten sollen sich immer auf das sich qualifizierende Unternehmen beziehen. Sollte es sich um ein Tochterunternehmen handeln, sind z.B. bei Umsatzzahlen, Anzahl Mitarbeiter usw. nicht die Zahlen des Gesamtkonzerns, sondern die des Tochterunternehmens anzugeben.

Die Lieferantenqualifizierung wird in einzelnen Vergabeverfahren zu einer Vereinfachung führen, da nicht im Rahmen jeder einzelnen Vergabe sämtliche Erklärungen/Unterlagen zur Eignung (z.B. Handelsregisterauszug, etc.) innerhalb der Gültigkeit der Lieferantenqualifizierung erneut eingereicht werden müssen.
Eine gültige Lieferantenqualifizierung kann in Vergabeverfahren eine Voraussetzung zur Feststellung der Eignung werden. Bestehende und zukünftige Präqualifikationsverfahren bleiben bestehen und werden über das WebPortal im Rahmen der Lieferantenqualifizierung durchgeführt.

Die herstellerbezogene Produktqualifikation (HPQ) ist Teil der Qualitätspolitik der Deutschen Bahn AG und besteht aus einer Betriebsbewertung und der Untersuchung von Produkten in einem externen Prüflabor (DIN EN ISO/IEC 17025).
Nähere Informationen finden Sie in folgendem Dokument:

Warengruppen mit gleichen Lieferantenqualifizierungsanforderungen werden in Produktkategorien zusammengefasst.


Prozessablauf

Hier erhalten Sie einen Überblick über den Prozessablauf der Lieferantenqualifizierung. Des Weiteren erhalten Sie vertiefte Informationen zum Einstieg in der Prozess und zu den Prozessvarianten der Lieferantenqualifizierung .

Für die Lieferung/Leistung in Warengruppen in den Anforderungsklassen „Üblich“ und „Hoch“ können Sie Ihr Unternehmen seit 2013 auf unserem WebPortal registrieren und dadurch einen Antrag zur Lieferantenqualifizierung stellen. Zum Qualifizierungsprozess gehören das lieferungs- und leistungsspezifische Ausfüllen von Fragebögen und die Einreichung ggf. erforderlicher Nachweise und Referenzen.

Als Lieferant der Anforderungsklasse „Gering“ bedarf es keiner vorgeschalteten Registrierung auf unserem WebPortal. Sie werden im Zuge des Vergabeverfahrens (z. B. über die Vergabeplattform) geprüft und bei erfolgter Zuschlagserteilung als qualifiziert in der entsprechenden Warengruppe angelegt.

Im Rahmen der Registrierung auf unserem WebPortal, wählt Ihr Unternehmen die Produktkategorie(n) aus, für die es sich um eine Lieferantenqualifizierung bewerben möchte.

Zur Bestätigung des Registrierungsantrages und der Übernahme ggf. für Sie entstehender Kosten bekommt Ihr Unternehmen eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zu Ihrer ausgefüllten Registrierung.
Die eingegebenen Daten müssen dort ein weiteres Mal durch Sie bestätigt werden. Alternativ kann die Registrierung in dem Schritt durch Ihr Unternehmen abgebrochen werden - damit würden Ihre Daten gelöscht.

Nach erfolgreicher Bestätigung der Lieferantenregistrierung durch Ihr Unternehmen und der Prüfung Ihrer Angaben, erhält Ihr Unternehmen eine E-Mail mit einem Link zum Fragebogen der ausgewählten Produktkategorie. Je Produktkategorie bekommen Sie eine gesonderte E-Mail mit entsprechendem Link.
Dieser Fragebogen muss vollständig online beantwortet und abgesendet werden. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail mit Upload-Links zum Hochladen von Nachweisdokumenten.
Im nächsten Schritt werten wir Ihre Angaben in den Fragebögen und die Nachweisdokumente aus.
Sind alle Dokumente plausibel und vollständig, wird Ihr Unternehmen per E-Mail aufgefordert die konkreten Produkte/Leistungen (Warengruppen) auszuwählen, für die Sie sich innerhalb der Produktkategorie qualifizieren möchten.
Im Anschluss muss Ihr Unternehmen warengruppenspezifische Referenzen ins System hochladen.
Nach finaler Prüfung Ihrer Referenzen erfolgt die Entscheidung über die Qualifizierung.

Das Ergebnis erhält Ihr Unternehmen mit einer Lieferantenqualifizierungsbescheinigung per E-Mail.

In den Warengruppen, für die Sie keine Qualifizierung erhalten haben, können Sie frühestens in sechs Monaten erneut eine Qualifizierung beantragen.
Nach erfolgreicher Lieferantenqualifizierung befindet sich Ihr Unternehmen im Pool potenzieller Vertragspartner.

Vorsorglich weisen wir darauf hin, dass aus der Aufnahme in den Lieferantenpool des DB-Konzerns weder ein direkter Anspruch auf Teilnahme an einem Bieterverfahren noch auf einen Auftrag entsteht.

Darüber hinaus behalten wir uns im Vorfeld einer Beteiligung an einem Bieterverfahren die Einholung weiterer ggf. aktualisierter Dokumente vor.

Die Lieferantenqualifizierung ist der Einstieg in das Lieferantenmanagement der DB AG und wird zukünftig Voraussetzung für die Teilnahme an Vergabeverfahren bei der DB AG werden. Dabei ist es unbedeutend, ob die Vergabe über die elektronische Vergabeplattform der DB AG erfolgt oder auf herkömmlichen Wege.

Qualifizierte Unternehmen haben jederzeit die Möglichkeit, ihre Lieferantenqualifizierung auf zusätzliche Warengruppen zu erweitern. Hierfür ist eine neue Lieferantenqualifizierung zu beantragen.

Eine Requalifizierung ist die Verlängerung der Lieferantenqualifizierung in der jeweiligen Warengruppe.

Dazu muss Ihr Unternehmen rechtzeitig vor Ablauf der Lieferantenqualifizierung (diese ist grundsätzlich befristet) einen Antrag auf Requalifizierung stellen.
Das Vorgehen erfolgt analog  der erstmaligen Lieferantenqualifizierung. Ihr Unternehmen stellt mit der Registrierung auf unserem WebPortal den Antrag auf Requalifizierung in der betreffenden Produktkategorie.

Warengruppen in den Anforderungsklassen „Üblich“ oder Hoch“
Für Warengruppen mit den Anforderungsklassen „Üblich“ und „Hoch“ kann sich Ihr Unternehmen auf unserem WebPortal registrieren und für die Lieferantenqualifizierung bewerben.


Warengruppen in der Anforderungsklasse „Gering“
Für die Lieferung/Leistung in Warengruppen der Anforderungsklasse „Gering“ bedarf es keiner Lieferantenqualifizierung über das WebPortal. Sie werden im Rahmen des Vergabeverfahrens bei Zuschlagserteilung als qualifizierter Lieferant in der Warengruppe angelegt.

Informationen und Zugang zu aktuellen Vergaben der Deutschen Bahn erhalten Sie auf unserem "DB-Vergabeportal"  oder z.B. über die SIMAP-Plattform der EU (siehe 'Verwandtes Thema', rechte Seite).


Downloads

Hier finden Sie weitere wichtige Dokumente zur Lieferantenqualifizierung.  Dies umfasst z.B. die DB Qualifizierungsbedingungen, Datenschutz, Präqualifikationssysteme (PQ) und die herstellerbezogene Produktqualifzierung (HPQ).

Downloads

Die beabsichtigte Bildung einer Antragsteller-Gemeinschaft ist durch alle Mitglieder und gemeinsam unter Benennung des Antragszieles (Kategorie/Warengruppe) vor Registrierung verbindlich zu erklären.
Zusendung dieser Erklärung(en) bitte an: LMPQ@deutschebahn.com

Die zum genannten Datum eingestellte Liste ist unverbindlich und dient lediglich der Information. Die präqualifizierende Stelle der Deutschen Bahn AG führt verbindliche tagesaktuelle Verzeichnisse der präqualifizierten Unternehmen. Die Inhalte der hier eingestellten Liste können von den Inhalten des v.g. tagaktuellen Verzeichnisses abweichen. Ein Rechtsanspruch kann daraus nicht abgeleitet werden.