Deutsche Bahn
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Durchführung von Mahnverfahren

Betriebsunregelmäßigkeiten und gefährliche Ereignisse werden definiert durch geltende Prozesse, die sich in Handlungsanweisungen und in Richtlinien wiederfinden.

Es handelt sich hierbei um Störungen des Betriebsablaufs, welche bei der Abwicklung von Baumaßnahmen und / oder damit zusammenhängenden Werk- und Dienstleistungen verursacht wurden.   

Störungen des Betriebsablaufs können beispielsweise durch Unfälle, Störungen an Bahnübergängen, Kabelschäden, Verstoß gegen Sicherheitsbestimmungen, Sperrpausenüberschreitungen usw. entstehen.

 

Erläuterungen zum Prozess:

 

Monatliche Identifizierung der relevanten gefährlichen Ereignisse

Wir identifizieren monatlich relevante gefährliche Ereignisse, bei denen Betriebsunregelmäßigkeiten aus Baumaßnahmen und / oder damit zusammenhängenden Werk- und Dienstleistungen von Lieferanten der DB AG verursacht wurden.

Auch die Regionen melden Vorfälle an uns. Vorfälle bei denen Sperrpausen bei Baumaßnahmen mit beauftragten externen Lieferanten entweder schuldhaft überschritten wurden, oder wegen Nicht- oder Schlechtleistung sogar komplett entfallen sind.

 

Abforderung Stellungnahme vom Verursacher

Der im Eisenbahn-Untersuchungsbericht benannte Verursacher wird als Vertragspartner der DB AG über den festgestellten Sachverhalt durch uns informiert und ihm die Möglichkeit der Stellungnahme zur dargestellten Betriebsunregelmäßigkeit (kurze Beschreibung) gewährt. Zudem wird die betreffende Firma auf die Folgen und Konsequenzen des fehlerhaften Verhaltens hingewiesen. Die Konsequenzen ergeben sich aus der Art und den Folgen des Eingriffs in den Betriebsablauf. Die Rückmeldung des Verursachers sollte innerhalb von 14 Tagen erfolgen. Sollte nach dieser Frist keine Stellungnahme vom Verursacher eingegangen sein, wird eine erneute 14-tägige Frist in schriftlicher Form gewährt. Sollte nach dieser Frist noch immer keine Stellungnahme vorliegen, ist das Unternehmen zu mahnen. Hinsichtlich des verantwortlichen Verursachers sind folgende Rahmenbedingungen zu beachten:

1. ARGEN: - Der technische Geschäftsführer der Arge wird zur Benennung des verantwortliches Arge-Mitglieds und zur Übersendung der Stellungnahme angeschrieben.

2. Nachunternehmerschaft: - Nur der direkte Auftragnehmer der DB AG wird in der Regel zur Verantwortung gezogen. Auch wenn der festgestellte Eingriff in den Betriebsablauf eindeutig einem Nachunternehmer zuzuordnen ist, wird der Hauptunternehmer mit dem Hinweis der Verantwortlichkeit für die Qualität der Leistungserbringung des Nachunternehmers abgemahnt. Stellungnahmen können im Interesse einer sorgfältigen Sachverhaltsaufklärung sowohl vom Hauptunternehmer, als auch vom Nachunternehmer angefordert werden.

 

Stellungnahme prüfen:

Die übermittelten Stellungnahmen der benannten Verursacher sind durch uns inhaltlich plausibel zu prüfen. Bei zweifelsfrei nachgewiesener Verantwortung (Ursächlichkeit) des Verursachers folgt eine Prüfung, ob eine Mahnung bereits vorhanden ist:

 

Mahnen in der Stufe 1 oder 2:

Bei schwerwiegenden Eingriffen in den Betriebsablauf oder gefährlichen Ereignissen behalten wir uns vor von der üblichen Verfahrensweise abzuweichen. So besteht beispielsweise die Möglichkeit in begründeten Ausnahmefällen / Situationen die 2. Mahnstufe oder höher zu erteilen.

Bei schuldhafter Verursachung durch einen Nachunternehmer wird in der Regel der Hauptunternehmer der DB AG abgemahnt.

Der Grundsatz der Vertraulichkeit ist zu beachten.

  • Information an den Unternehmer bzgl. schuldhafter Verursachung und die Erteilung der Mahnstufe 1 gemäß der Übersicht.
  • Als Datum der Mahnstufe gilt der Tag des Schreibens über den Eintrag.
  • Das betreffende Unternehmen erhält eine Abmahnung mit einer Gültigkeit von 12 Monaten ab Ausstellungsdatum des Schreibens.
  • Keine neuen Auffälligkeiten innerhalb des Zeitraumes führen zur Löschung der Mahnstufe.

 

Aufnahme in den Prozessablauf Lieferantenstabilisierung (LS) bzw. Lieferantenentwicklung: Mahnen in der Stufe 3:

  • Schreiben an das Unternehmen, in dem die Einstufung in die 3. Mahnstufe mitgeteilt und zu einem Lieferantengespräch eingeladen wird. In diesem Entwicklungsgespräch werden Konsequenzen im Falle der Nichterfüllung der vereinbarten Entwicklungsmaßnahmen dokumentiert.
  • Solange die Entwicklungsvereinbarung nicht abgeschlossen ist, verbleibt der Lieferant in der Mahnstufe 3.

 

Grundsatz:

Es erfolgt eine Einzelfallentscheidung, die zur (ggf. temporären) Sperrung des Lieferanten führen kann. In erster Linie ist das Ziel jedoch den Lieferanten zu entwickeln.

 

 

Übersicht Mahnstufen 1-3:

 

 

Mahnstufe 1

Mahnstufe 2

Mahnstufe 3

 

Tatbestände

Sachschäden:

> 5.000 € und < 100.000 €

Verspätungsminuten:

> 450 min und < 1.440 min

Sachschäden:

 >= 100.000 €

Verspätungsminuten:

 >= 1.440 min

Personenschäden

Wiederholung von Tatbeständen der Mahnstufe 1 oder 2

 

Wirkung

Achtungszeichen

 

Eintragung in der Lieferantendatei / Mahnstufenübersicht und schriftliche Mahnung.

Mahnung

 

besondere Beobachtung des Verursachers

und schriftliche Mahnung.

Restriktion

 

Übergang in eine Lieferanten-entwicklung mit einem Gespräch mit dem Verursacher und ggf. Durchführen von Restriktionen.

 

Gültigkeit

12 Monate

12 Monate

gemäß Festlegung Lieferanten-entwicklung

 

Wieder-holungsfall

a) Bis zu einer Wiederholung eines Stör-bzw. Schadensfalles aus Mahnstufe 1, Verlängerung der Mahnstufe um 12 Monate.

 

b) Bei Wiederholung eines Stör-bzw. Schadensfalles aus Mahnstufe 2, Erteilung der Mahnstufe 2.

 

c) Bei der zweiten Wiederholung eines Stör-bzw. Schadensfalles aus Mahnstufe 1, Erteilung der Mahnstufe 2.

d) Bei einer Wiederholung eines Stör-bzw. Schadensfalles aus Mahnstufe 1, Verlängerung der Mahnstufe um 12 Monate.

 

e) Bei der zweiten Wiederholung eines Stör-bzw. Schadensfalles aus Mahnstufe 1, Erteilung der Mahnstufe 3.

 

f) Bei einer Wiederholung eines Stör-bzw. Schadensfalles aus Mahnstufe 2, Erteilung der Mahnstufe 3.

 

g) Bei Mahnstufe 2 durch Wiederholungen der Mahnstufe 1, sofort bei nächstem Stör-bzw. Schadensfalles Mahnstufe 3.

 

 

Besonderheiten:

Eine Mahnstufe wird auch dann ausgesprochen, wenn Sperrpausen wegen Nicht- oder Schlechtleistung, die vom Lieferanten schuldhaft verursacht wurden, überschritten werden oder entfallen müssen.

- Schuldhafte Überschreitung einer Sperrpause von >= 450 min und < 1.440 min: Mahnstufe 1.

- Schuldhafte Überschreitung einer Sperrpause von > 1.440 min: Mahnstufe 2.

- Entfall einer Sperrpause wegen Nicht- oder Schlechtleistung: Mahnstufe 2.

 

Bei besonders schwerwiegenden Fällen behalten wir uns vor, auch eine höhere Mahnstufe auszusprechen.

Mögliche Konsequenz: Mahnstufe 3.

 

Unternehmen, bei denen die Entwicklungsmaßnahme(n) erfolgreich abgeschlossen ist (sind), werden in die 1. Mahnstufe für die verbleibende Restlaufzeit zurückgesetzt.

 

Kommunikation an den Warengruppenverantwortlichen

Wir informieren die betroffenen regionalen Einkaufsbereiche sowie das Präqualifikationsteam über die erfolgte Mahnung bzw. Höherstufung in die Stufe 3, mit den damit zusammenhängenden Entwicklungsvereinbarungen bei entsprechender Relevanz. Ebenso gilt dies bei gescheiterten Entwicklungsvereinbarungen mit Restriktionen.

Hinweis: Bei Erteilung der Mahnstufen 1 und 2 gibt es für die Beschaffungstätigkeit der Regionen zunächst noch keine Auswirkungen. Der Lieferant steht in diesen Mahnstufen unter Beobachtung.