FAQs rund um das Thema Rechnungsstellung
Anwendungsbereich XRE
Wird somit zeitgleich auch die elektronische Rechnungsstellung über Ariba hinfällig?
Nein, das Ariba-Abrechnungssystem ist hiervon zum jetzigen Zeitpunkt nicht betroffen.
Wir arbeiten bereits an der Integration der EDI-Rechnung an die Deutsche Bahn per Ariba Plattform, allerdings in einem anderen Format als X-Rechnung. Können Sie mir bitte mitteilen, ob die X-Rechnung für uns trotzdem relevant ist?
Das Ariba-Abrechnungssystem ist hiervon zum jetzigen Zeitpunkt nicht betroffen. Rechnungen außerhalb des Ariba-Systems sind ab dem 27.11.2020 im XRE-Verfahren einzureichen.
Feld Zuordnung XML
In welchem Feld der XRechnung soll die Bestellnummer der DB AG angegeben werden? Muss ich, wenn ich eine Leitweg ID eintrage auch noch die Bestellnummer hinterlegen?
Die Bestellnummer ist in das XML-Feld „Purchase_order reference“ (BT-13) zu hinterlegen.
In jedem Fall müssen Sie die von uns an Sie genannte Bestellnummer in der XRechnung hinterlegen. Ohne die Bestellnummer ist eine interne Zuordnung nicht möglich.
Welche Angaben in welchem Feld werden von der DB in der XRechnung gefordert? Oder gibt es für die DB weitere eigene Standards?
Die Erstellung der XML einer XRechnung muss entsprechend den aktuellen Vorgaben der KOSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) erfolgen.
Informationen zur aktuellen Version der XML einer XRechnung sind unter dem Link https://www.xoev.de/die_standards/xrechnung-16828 (externer Link) abrufbar.
Kann ich eine Gutschrift als XRechnung auch zustellen?
Ja, für die Erstellung einer XRechnung als Gutschrift geben Sie für den "Invoice_type_code" im Feld BT-3 den Code "381" an.
Muss ich, wenn ich eine Leitweg ID eintrage, auch noch die Bestellnummer hinterlegen?
In jedem Fall müssen Sie die von uns an Sie versendete Bestellnummer in der XRechnung hinterlegen. Diese verweist auf den konkreten Auftrag zwischen Ihnen und uns. Die Bestellnummer ist in das XML-Feld „Purchase_order_reference“ (BT-13) zu hinterlegen. Neben der Bestellnummer muss auch die Leitweg ID mitgegeben werden.
Ist der Auftrag für eine Lieferung oder Leistung ohne eine Bestellung erfolgt?
Für die interne Zuordnung benötigen wir zwingend die Hinterlegung der E-Mail-Adresse des DB Auftraggebers im Feld: BT-58
Provider für XRE
Gibt es Provider, die für mich eine XRechnung erstellen können?
Diverse Firmen bieten den Service an, Ihre Rechnungen in eine XRechnung umzuwandeln. Die Entscheidung, welcher Provider für Sie passend ist, muss von Ihnen getroffen werden.
Rechnungsformat
Wir nutzen schon ca. zwei Jahre das elektronische Tool um Rechnungen bei der DB einzureichen, immer im PDF-A-Format. Es gab bisher keine Probleme. Verstehe ich richtig, dass ab Ende November die Rechnungen im Excel-Format eingereicht werden sollen und Anhänge als PDF ggf. beizufügen sind?
Eine Rechnung zugestellt via E-Mail im PDF-A-Format ist keine XRechnung. Die XRechnung ist eine Rechnung im XML-Format, welche einer festen Struktur folgt. Diese Struktur ist von der KOSIT für Deutschland veröffentlicht. Siehe hierzu auch auf der Internetseite der KOORDINIERUNGSSTELLE FÜR IT-STANDARDS:
https://www.xoev.de/die_standards/xrechnung-16828 (externer Link)
Seit einigen Jahren senden wir unsere Rechnungen als PDF an e-Invoicing@deutschebahn.com Derzeit schreiben wir im Monat zwei bis drei Rechnungen an Sie, müssen auch wir etwas umstellen?
Eine Rechnung zugestellt via E-Mail im PDF Format ist keine XRechnung. Das bedeutet, ja Sie müssen die Rechnungslegung auf eine XRechnung umstellen.Die XRechnung ist eine Rechnung im XML-Format, welche einer festen Struktur folgt. Diese Struktur ist von der KOORDINIERUNGSSTELLE FÜR IT-STANDARDS für Deutschland veröffentlicht:
https://www.xoev.de/die_standards/xrechnung-16828 (externer Link)
Ist ab dem 27.11.2020 eine Übermittlung per E-Mail von Rechnungen im PDF-Format weiterhin möglich?
Alle Lieferanten und Dienstleister eines öffentlichen Auftraggebers des Bundes sind gesetzlich verpflichtet ihre Rechnungen elektronisch einzureichen.
Eine Rechnung im PDF-A Format ist keine XRechnung.
Ihre Rechnung übermitteln Sie uns bitte vorzugsweise auf dem elektronischen Weg, idealer Weise als XRechnung oder alternativ als PDF-Datei. Informationen hierzu erhalten Sie im Bereich „Rechnungsübermittlung “.
Was bedeutet Bagatellgrenze in Verbindung mit einer XRechnung?
Von der Verpflichtung des Bundes ausgenommen sind Rechnungen, die aus einem Direktauftrag mit einer Bagatellgrenze von 1.000 Euro entsprechen.
Wie sende ich rechnungsbegründende Anlagen mit einer XRechnung zu?
Alle rechnungsbegründenden Anlagen müssen in das XML der XRechnung eingebettet werden.
Bitte beachten Sie die Definition und Voraussetzungen.Sehen Sie dazu unser Merkblatt zur elektronischen Rechnungsstellung.
Wie muss ich Anlagen einer Rechnung hinzufügen, wenn ich eine PDF-Rechnung via E-Mail an die DB AG sende und wie wenn ich eine XRechnung an die DB AG zusende?
Wenn Sie eine PDF-Rechnung via E-Mail uns zusenden, müssen Sie die Rechnung und die Anlagen in ein PDF zusammenfügen und per E-Mail uns zustellen.
Senden Sie uns eine XRechnung zu, dann müssen alle Anlagen in das XML der XRechnung eingebettet werden.
Sollen zukünftig die Telekommunikationsrechnungen, die aktuell über Djinvoice (ELFE) prozessiert werden, auch auf das X-Rechnungsformat umgestellt werden?
Das Verfahren ELFE (Djinvoice) bleibt für Telekommunikationsrechnungen weiterhin bestehen. Eine Umstellung dieser Rechnungen auf das X-Rechnungsformat ist nicht vorgesehen. Daher gibt es an dieser Stelle keinen Handlungsbedarf auf Seiten der Lieferanten.
Nach welchem Standard soll X-Rechnung implementiert werden (EN 16931 CII oder UBL oder beides)?
Als Lieferant müssen Sie in der Lage sein die XRechnung in einem der beiden Formate zu erstellen (Universal Business Language (UBL) / UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)). Sie können uns eine XRechnung im CII- oder im UBL- Format zusenden. Wir sind in der Lage beide vorgeschriebenen Format zu verarbeitet.
Müssen Gutscheine vom Bhf Servicepoint im Anhang zu der Rechnung in einer Datei sein?
Nein, denn Abrechnungen mit DB-Gutscheinen müssen im Original eingereicht werden.
Die XRechnung gibt es in verschiedenen Versionen und zwei verschiedenen Syntaxen. Welche unterstützt die Deutsche Bahn?
Die DB kann immer in der aktuellen Version und den Syntaxen UBL und CII die XRechnungen verarbeiten.
Wie ist mit Anhängen, wie Fertigabnahme, Protokollen oder Stundenzetteln, bei XRechungen zu verfahren?
Bundesvorgabe ist, dass Anlagen in das XML der XRechnung einzubetten sind. Das bedeutet, dass in der Mail nur eine Datei (die XRechnung als XML) enthalten sein darf und alle Anhänge (rechnungsbegründende Anlagen) hier eingebettet werden müssen.
Bitte beachten Sie dabei:
Es können maximal 200 Anhänge im xml-Dokument eingebettet werden. Die angehängten Objekte enthalten keine weiteren Anhänge.
Dateianhänge sind im Format PDF, CSV, PNG, JPEG in das XML einzubetten, Links auf die Dateien sind nicht zulässig.
Die KoSIT hat bereits den Standard 2.0 der XRechnung publiziert. In denDokumenten der DB wird noch auf 1.2.2 verwiesen. Gibt es schon einen Zeitpunkt ab dem die Version 2 geliefert werden muss?
Wir können derzeit nur die aktuelle Version 1.2.2. verarbeiten, erst ab dem 01.01.2021 die Version 2.0.0 (Veröffentlichungsdatum des Bundes).
Registrierung und Zustellung
Nutzt die DB AG und die DB Gesellschaften die bundeseigene Plattform ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) oder eine andere? Unter welchem Weblink muss ich mein Unternehmen für XRechnung registrieren?
Die DB AG als unmittelbare Behörde ist nicht an die ZRE (Zentrale Rechnungsplattform) des Bundes angeschlossen. Eine gesonderte Registrierung bei der DB ist nicht notwendig.
Die Übermittlung von XRechnungen erfolgt an die zentrale E-Mail-Adresse: e-invoicing@deutschebahn.com
Was muss ich unternehmen, wenn ich versehentlich eine Rechnung doppelt versendet habe?
In diesem Fall stellen wir fest, dass Sie uns zwei Rechnungen mit gleicher Rechnungsnummer zugestellt haben. Die doppelte Rechnung wird bei der DB nicht verbucht – aber elektronisch als Doppel gespeichert.
Unter welchem Link muss ich mein Unternehmen für XRechnung registrieren?
Eine gesonderte Registrierung bei der DB ist nicht notwendig.
Die Übermittlung von XRechnungen erfolgt an die zentrale E-Mail-Adresse:e-invoicing@deutschebahn.com
Ändert sich mit der Einführung der neuen Rechnungsformate auch die Art des Mahnverfahrens?
Nein, die Mahnungen sind weiterhin auf Ihnen bekannten Eingangskanälen einzureichen.
Rund um die Leitweg ID
Was ist eine Leitweg ID?
Der Bund hat in Zusammenarbeit mit der Schütze AG ein Informationsdokument veröffentlicht. Nachfolgend den Link: https://www.zrb.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Vorschriften/Autom-Verfahren/eRechnung/Leitweg-ID_Zusammenfassung.pdf?__blob=publicationFile&v=1
Muss ich eine Leitweg ID in der XRechnung angeben?
Ja, die Angabe der Leitweg ID ist Plicht und soll im XML der XRechnung im Feld BT-10 „Buyer_reference“ angegeben werden.
Welche Leitweg-ID ist für die DB AG und deren Gesellschaften zu verwenden?
Die DB AG arbeitet für alle Gesellschaften mit einer Leitweg-ID. Diese lautet 992-90009-96 (Achtung: gilt nicht für DB Schenker AG).
ZUGFeRD
Auf Bestellungen der DB AG steht, dass man „möglichst eine Datei im ZUGFerD-Format“ verwenden soll – bleibt dieser Hinweis im Zuge von XRechnungen?
Diese Formulierung befindet sich aktuell in der Bearbeitung. Zukünftig wird dann dort die Zustellung einer XRechnung gefordert.