FAQs rund um das Thema Rechnungsstellung

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FAQs rund um das Thema Rechnungsstellung

Nein, das Ariba-Abrechnungssystem ist hiervon zum jetzigen Zeitpunkt nicht betroffen.

Das Ariba-Abrechnungssystem ist hiervon zum jetzigen Zeitpunkt nicht betroffen. Rechnungen außerhalb des Ariba-Systems sind ab dem 27.11.2020 im XRE-Verfahren einzureichen.

Die Bestellnummer ist in das XML-Feld „Purchase_order reference“ (BT-13) zu hinterlegen.
In jedem Fall müssen Sie die von uns an Sie genannte Bestellnummer in der XRechnung hinterlegen. Ohne die Bestellnummer ist eine interne Zuordnung nicht möglich.


Die Erstellung der XML einer XRechnung muss entsprechend den aktuellen Vorgaben der KOSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) erfolgen.

Informationen zur aktuellen Version der XML einer XRechnung sind unter dem Link https://www.xoev.de/die_standards/xrechnung-16828 (externer Link) abrufbar.
 

Ja, für die Erstellung einer XRechnung als Gutschrift geben Sie für den "Invoice_type_code" im Feld BT-3 den Code "381" an.

In jedem Fall müssen Sie die von uns an Sie versendete Bestellnummer in der XRechnung hinterlegen. Diese verweist auf den konkreten Auftrag zwischen Ihnen und uns. Die Bestellnummer ist in das XML-Feld „Purchase_order_reference“ (BT-13) zu hinterlegen. Neben der Bestellnummer muss auch die Leitweg ID mitgegeben werden.

Für die interne Zuordnung benötigen wir zwingend die Hinterlegung der E-Mail-Adresse des DB Auftraggebers im Feld: BT-58

Diverse Firmen bieten den Service an, Ihre Rechnungen in eine XRechnung umzuwandeln. Die Entscheidung, welcher Provider für Sie passend ist, muss von Ihnen getroffen werden.

Eine Rechnung zugestellt via E-Mail im PDF-A-Format ist keine XRechnung. Die XRechnung ist eine Rechnung im XML-Format, welche einer festen Struktur folgt. Diese Struktur ist von der KOSIT für Deutschland veröffentlicht. Siehe hierzu auch auf der Internetseite der KOORDINIERUNGSSTELLE FÜR IT-STANDARDS:  
https://www.xoev.de/die_standards/xrechnung-16828   (externer Link)
 

Eine Rechnung zugestellt via E-Mail im PDF Format ist keine XRechnung. Das bedeutet, ja Sie müssen die Rechnungslegung auf eine XRechnung umstellen.Die XRechnung ist eine Rechnung im XML-Format, welche einer festen Struktur folgt. Diese Struktur ist von der KOORDINIERUNGSSTELLE FÜR IT-STANDARDS für Deutschland veröffentlicht:
https://www.xoev.de/die_standards/xrechnung-16828 (externer Link)

Alle Lieferanten und Dienstleister eines öffentlichen Auftraggebers des Bundes sind gesetzlich verpflichtet ihre Rechnungen elektronisch einzureichen.

Eine Rechnung im PDF-A Format ist keine XRechnung. 

Ihre Rechnung übermitteln Sie uns bitte vorzugsweise auf dem elektronischen Weg, idealer Weise als XRechnung oder alternativ als PDF-Datei. Informationen hierzu erhalten Sie im Bereich „Rechnungsübermittlung “. 

Von der Verpflichtung des Bundes ausgenommen sind Rechnungen, die aus einem Direktauftrag mit einer Bagatellgrenze von 1.000 Euro entsprechen.

Alle rechnungsbegründenden Anlagen müssen in das XML der XRechnung eingebettet werden.

Bitte beachten Sie die Definition und Voraussetzungen.Sehen Sie dazu unser Merkblatt zur elektronischen Rechnungsstellung.
 

Wenn Sie eine PDF-Rechnung via E-Mail uns zusenden, müssen Sie die Rechnung und die Anlagen in ein PDF zusammenfügen und per E-Mail uns zustellen.

Senden Sie uns eine XRechnung zu, dann müssen alle Anlagen in das XML der XRechnung eingebettet werden.

Das Verfahren ELFE (Djinvoice) bleibt für Telekommunikationsrechnungen weiterhin bestehen. Eine Umstellung dieser Rechnungen auf das X-Rechnungsformat ist nicht vorgesehen. Daher gibt es an dieser Stelle keinen Handlungsbedarf auf Seiten der Lieferanten.

Als Lieferant müssen Sie in der Lage sein die XRechnung in einem der beiden Formate zu erstellen (Universal Business Language (UBL) / UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)). Sie können uns eine XRechnung im CII- oder im UBL- Format zusenden. Wir sind in der Lage beide vorgeschriebenen Format zu verarbeitet.

Nein, denn Abrechnungen mit DB-Gutscheinen müssen im Original eingereicht werden.

Die DB kann immer in der aktuellen Version und den Syntaxen UBL und CII die XRechnungen verarbeiten.

Bundesvorgabe ist, dass Anlagen in das XML der XRechnung einzubetten sind.  Das bedeutet, dass in der Mail nur eine Datei (die XRechnung als XML) enthalten sein darf und alle Anhänge (rechnungsbegründende Anlagen) hier eingebettet werden müssen.

Bitte beachten Sie dabei: 
Es können maximal 200 Anhänge im xml-Dokument eingebettet werden. Die angehängten Objekte enthalten keine weiteren Anhänge.
Dateianhänge sind im Format PDF, CSV, PNG, JPEG in das XML einzubetten, Links auf die Dateien sind nicht zulässig.

Wir können derzeit nur die aktuelle Version 1.2.2. verarbeiten, erst ab dem 01.01.2021 die Version 2.0.0 (Veröffentlichungsdatum des Bundes).

Die DB AG als unmittelbare Behörde ist nicht an die ZRE (Zentrale Rechnungsplattform) des Bundes angeschlossen. Eine gesonderte Registrierung bei der DB ist nicht notwendig.

Die Übermittlung von XRechnungen erfolgt an die zentrale E-Mail-Adresse:  e-invoicing@deutschebahn.com

In diesem Fall stellen wir fest, dass Sie uns zwei Rechnungen mit gleicher Rechnungsnummer zugestellt haben. Die doppelte Rechnung wird bei der DB nicht verbucht – aber elektronisch als Doppel gespeichert.

Eine gesonderte Registrierung bei der DB ist nicht notwendig.

Die Übermittlung von XRechnungen erfolgt an die zentrale E-Mail-Adresse:e-invoicing@deutschebahn.com

Nein, die Mahnungen sind weiterhin auf Ihnen bekannten Eingangskanälen einzureichen.

Der Bund hat in Zusammenarbeit mit der Schütze AG ein Informationsdokument veröffentlicht. Nachfolgend den Link: https://www.zrb.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Vorschriften/Autom-Verfahren/eRechnung/Leitweg-ID_Zusammenfassung.pdf?__blob=publicationFile&v=1 

Ja, die Angabe der Leitweg ID ist Plicht und soll im XML der XRechnung im Feld BT-10 „Buyer_reference“ angegeben werden.

Die DB AG arbeitet für alle Gesellschaften mit einer Leitweg-ID. Diese lautet 992-90009-96  (Achtung: gilt nicht für DB Schenker AG).


Diese Formulierung befindet sich aktuell in der Bearbeitung. Zukünftig wird dann dort die Zustellung einer XRechnung gefordert.