FAQs und detaillierte Informationen rund um das Thema XRechnung

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FAQs und detaillierte Informationen rund um das Thema XRechnung

  • Der Aufbau einer XRechnung wurde von der KoSIT definiert. Die KoSIT ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards, die mit der Definition des Standards beauftragt wurde. Weitere Informationen erhalten Sie über den (externen) Link: https://www.xoev.de/xrechnung-16828  
     
  • Es gilt der „Standard XRechnung“ in der jeweils aktuellen Version des IT Planungsrates für Deutschland.
     
  • Als Lieferant müssen Sie in der Lage sein, die XRechnung in einem der beiden Formate Universal Business Language (UBL) oder UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) zu erstellen.
    Wir sind in der Lage, beide vorgeschriebenen Formate zu verarbeiten. Für eine technische Umsetzung wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige IT.
     
  • Ihre XRechnung erstellen Sie bitte im Endcodingformat UTF-8, da diese Zeichenkodierung Sonderzeichen (wie z.B. ü, ä, ö) korrekt übermittelt.
     
  • Die XML-Datei wird über das systemseitig eingebundene Prüftool der KoSIT (Koordinierungsstelle IT-Standard) und zusätzlich über ein DB-Tool verprobt.
  • Die DB AG ist über kein Portal erreichbar und wir sind auch nicht im Network PEPPOL registriert.
    Als unmittelbare Behörde ist die DB AG nicht an die ZRE (Zentrale Rechnungsplattform) des Bundes und auch nicht an die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) angeschlossen, da diese den direkten Behörden vorbehalten ist.
  • Wir stellen Ihnen einen DB-Generator zur Verfügung, mit dem Sie XRechnungen (mit Einbettung) erzeugen können. Der X-Rechnungsgenerator ist ein Angebot vor allem an die Firmen, die aufgrund eines geringeren Rechnungsvolumens keine eigene Software nutzen, natürlich können Sie auch eine Inhouse-Lösung oder die Dienstleistung eines Service-Providers nutzen.
  • Wir bitten darum, ausschließlich die XRechnung zu verschicken. Bitte übersenden Sie die Rechnung nicht zusätzlich im Format PDF oder per Post.
  • Informationen zum Versand finden Sie in den Menüpunkten „Rechnungsübermittlung“ und „XRechnungsgenerator“.
  • Die DB AG arbeitet für alle Gesellschaften mit der Leitweg-ID 992-90009-96.
    Einige Softwarelösungen haben jedoch Probleme, eine Leitweg-ID ohne eine Portallösung zu hinterlegen, dann geben Sie bitte im Feld BT-10 DB992-90009-96 ein.
  • Die DB AG als unmittelbare Behörde ist nicht an die ZRE (Zentrale Rechnungsplattform) des Bundes und auch nicht an die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) angeschlossen, da diese den direkten Behörden vorbehalten ist. Derzeit sind wir also über ein Portal nicht erreichbar, wir nutzen trotzdem die für uns vergebene Leitweg-ID, da dies ein Pflichtfeld der X-Rechnung ist.
  • Der Bund hat in Zusammenarbeit mit der Schütze AG ein Informationsdokument zur Leitweg-ID veröffentlicht.
  • Die Angabe von Abrechnungszeitraum oder Liefer- bzw. Leistungsdatum ist eine Anforderung des § 14 UStG. Diese Pflichtangabe wird beim Eingang der XRechnung bei der DB geprüft.
  • Die Angabe Ihrer IBAN ist für Rechnungen an die DB ebenfalls eine Pflichtangabe und wird beim Eingang der XRechnung geprüft.
  • Bitte prüfen Sie die Eintragung der Bestellnummer, die Information muss in das Feld BT-13 eingetragen werden. Hier dürfen keine weiteren Angaben gemacht werden.
  • Zusätzlich erfassen Sie bitte im Feld BT-58 die E-Mail-Adresse des Auftraggebers (Mitarbeiter der DB).
  • Gerne können Sie die von uns an Sie vergebene Kreditorennummer im Feld BT-29 mitgeben.
  • Für die Erstellung einer XRechnung als Gutschrift geben Sie im Feld BT-3 den Code "381" und in der Positionserfassung positive Mengen und Beträge an.
  • Für die Erstellung einer Stornorechnung zu einer fehlerhaften Rechnung geben Sie im Feld BT-3 den Code "384" und in der Positionserfassung positive Mengen und Beträge an.
  • Im Menüpunkt „Informationen zur XRechnung“ finden Sie eine Übersicht basierend auf den Vorgaben der KoSIT zum Download. Diese wird regelmäßig aktualisiert, bitte achten Sie darauf, immer die aktuelle Version zu verwenden.
  • Bundesvorgabe ist, dass Anlagen in das XML der XRechnung einzubetten sind. Das bedeutet, dass in der Mail nur eine Datei (die XRechnung als XML) enthalten sein darf und alle Anhänge (rechnungsbegründende Anlagen) hier eingebettet werden müssen.
  • Für eine technische Umsetzung wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige IT.
  • Bitte beachten Sie dabei:
    • Es können maximal 200 Anhänge im xml-Dokument eingebettet werden.
    • Die angehängten Objekte enthalten keine weiteren Anhänge.
    • Dateianhänge sind im Format PDF, CSV, PNG, JPEG in das XML einzubetten, Links auf die Dateien und weitere XML sind nicht zulässig.
  • Auftragswert < 1000 €:
    Auch bei einem Auftragswert kleiner als 1.000 € nehmen wir sehr gerne Ihre Rechnung im XRechnungs-Format entgegen.
  • Rechnungen mit DB Taxi-/Hotel-/Verzehrgutscheinen: 
    Gutscheinabrechnungen müssen die Gutscheine im Original beigelegt werden, daher müssen diese immer auf dem Postweg eingereicht werden
  • Für Rechnungen aus dem Bestellkanal DB Marktplatz (SAP Ariba):
    Es gilt der Standard cXML (SAP Ariba) – die Belege werden unverändert übertragen. Die E-Mail-Adresse e-invoicing@deutschebahn.com ist für diese Abrechnungen nicht zu nutzen.

    Eine Rechnungsübermittlung via Ariba ist nur für Rahmenvertragslieferanten der Deutschen Bahn vorgesehen, die den DB Marktplatz nutzen.
     
  • Für Abrechnung über ELFE (Djinvoice): 
    Für Telekommunikationsrechnungen bleibt das Rechnungsformat im bisherigen Abrechnungskanal ELFE (Djinvoice). Die E-Mail-Adresse e-invoicing@deutschebahn.com ist für diese Abrechnungen nicht zu nutzen.
  • Das Format ZUGFeRD wird von uns nicht verarbeitet, Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden abgewiesen.