Rechnungsstellung
Informationen zur Rechnungsstellung
Als Lieferant der Deutschen Bahn sind Sie ein wichtiger Partner zur Sicherung unseres nachhaltigen Erfolges. Mithilfe des konzernweiten Lieferantenmanagements sichern wir gemeinsam mit unseren zuverlässigen Partnern hohe Qualitätsstandards. Dazu zählt auch die Datenqualität von Rechnungen. Um unseren Vertragspartnern auch in den vereinbarten Zahlungsfristen die Bezahlung von Rechnungen zu gewährleisten, möchten wir Ihnen die maßgeblichen Anforderungen seitens des Deutsche Bahn Konzerns zur Verfügung stellen.
Rechnungsübermittlung
Elektronische Übermittlung von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen an ausgewählte* Deutsche Bahn Gesellschaften in Deutschland
Da uns ökologische Nachhaltigkeit wichtig ist, möchten wir Sie bitten, Ihre Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen elektronisch per E-Mail zu übermitteln. Bitte beachten Sie die nachfolgenden Hinweise:
- Bitte übermitteln Sie Ihre Rechnung, Gutschrift oder Mahnung an folgende E-Mailadresse: e-invoicing@deutschebahn.com.
- Bitte senden Sie uns Ihre Rechnung oder Gutschrift im ZUGFeRD-Format als Anhang Ihrer E-Mail zu. Nur in Ausnahmefällen sollten Sie das gewöhnliche PDF-Format verwenden. Für Mahnungen ist ausschließlich das gewöhnliche PDF-Format zulässig. Andere Formate und Dokumentenarten werden nicht verarbeitet und somit abgelehnt.
- Sollten zu Ihrer Rechnung, Gutschrift oder Mahnung Anlagen gehören, müssen diese in der gleichen Datei enthalten sein. Jede Rechnung, Gutschrift oder Mahnung muss in einer separaten E-Mail übermittelt werden. Sollte eine E-Mail mehrere Dateien im ZUGFeRD- und/oder PDF-Format enthalten, können diese nicht verarbeitet werden.
- Für jede Rechnung, Gutschrift oder Mahnung muss eine separate Datei im ZUGFeRD- bzw. PDF-Format erstellt werden.
- Bitte beachten Sie, dass die Textinhalte einer E-Mail aufgrund einer automatischen Verarbeitung nicht gelesen werden können.
- Bitte senden Sie uns gut lesbare Dokumente und keine handschriftlichen Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen zu, da diese nicht verarbeitet werden können.
- Es werden nur unverschlüsselte Dateien akzeptiert.
- Bitte verwenden Sie keine Sonderzeichen im Dateinamen, da diese nicht verarbeitet werden können.
- Die maximale Größe einer E-Mail darf 15 MB nicht überschreiten.
- Bitte verwenden Sie als Absenderadresse eine gültige E-Mailadresse (keine No-Reply Adresse), an die ggf. eine Bestätigung oder Ablehnung geschickt werden kann.
- Es handelt sich bei unserer E-Mailadresse ausschließlich um ein Postfach zur elektronischen Verarbeitung von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen. An diese Adresse dürfen keine anderen Dokumente (z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Anfragen, o.ä.) gesendet werden. Diese lassen Sie uns bitte weiterhin auf dem bisherigen Weg zukommen.
- Bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen ist der zusätzliche Versand dieser Dokumente in Papierform nicht zulässig.
*Deutsche Bahn Gesellschaften, die derzeit noch keine elektronischen Dokumente entgegennehmen, sind in der nachfolgenden Aufstellung aufgeführt. Die elektronische Übermittlung für diese Gesellschaften kann nicht verarbeitet werden und wird somit abgelehnt.
Aufstellung der Deutsche Bahn Gesellschaften in Deutschland ohne elektronischen Rechnungsempfang:
- AMEROPA-REISEN GmbH
- Berlin Linien Bus GmbH
- DB Cargo BTT GmbH
- DB Cargo Logistics GmbH
- Deutsche Bahn Connect GmbH
- DB Fuhrparkservice GmbH
- DB Media & Buch GmbH
- DB Verwaltungsgesellschaft WBN mbH
- Deutsche Bahn Digital Ventures GmbH
- Deutsche TRANSFESA GmbH Internationale Eisenbahn-Spezial-Transporte
- DVA Deutsche Verkehrs-Assekuranz-Vermittlungs-GmbH
- infraView GmbH
- KombiTerminal Burghausen GmbH
- MegaHub Lehrte Betreibergesellschaft mbH
- QT Mobilitätsservice GmbH
- Regionalverkehre Start Deutschland GmbH
- Station Food GmbH
- TFG Transfracht Internationale Gesellschaft für kombinierten Güterverkehr mbH
- Unterstützungskasse der Firma H.M. Gehrckens Gesellschaft mit beschränkter Haftung
- Verkehrsgesellschaft Start Augsburg mbH
- Verkehrsgesellschaft Start Emscher-Münsterland mbH
- Verkehrsgesellschaft Start Niedersachsen mbH
- Verkehrsgesellschaft Start NRW mbH
- Verkehrsgesellschaft Start Ostsachsen mbH
- Verkehrsgesellschaft Start Unterelbe mbH
Übermittlung von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen per Post
- Bitte übermitteln Sie Ihre Rechnung, Gutschrift oder Mahnung an die für die jeweilige Gesellschaft gültige DB Rechnungsadresse.
- Bitte senden Sie uns gut lesbare Dokumente und keine handschriftlichen oder gescannten Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen zu.
- Verwenden Sie für Ihre Rechnung, Gutschrift oder Mahnung das Format ISO A4.
- Sollten Sie Anhänge zu Ihrer Rechnung, Gutschrift oder Mahnung beifügen, müssen diese angeheftet sein. Ein Briefumschlag kann mehrere mit dem Anhang zusammengeheftete Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen enthalten.