Seit dem 27.11.2020 verpflichtet die E-Rechnungsverordnung öffentliche Auftraggeber, wie die DB, von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen im XRechnungs-Format einzufordern.

Unser optimierter Rechnungsverarbeitungsprozess verkürzt die Bearbeitungsdauer Ihrer Rechnung und erlaubt eine vertragsgemäße Zahlung Ihres Rechnungsbetrages. Die Qualität und der Übermittlungsweg Ihrer Rechnung sind zentrale Faktoren für eine fristgerechte Bearbeitung.

Ihre Rechnung übermitteln Sie uns bitte vorzugsweise auf dem elektronischen Weg als XRechnung, soweit keine im Menüpunkt „Rechnungsübermittlung“ genannten Ausnahmen zutreffen.

Die erforderlichen steuerlichen Angaben entsprechend dem UStG in seiner aktuellen Fassung müssen erfüllt werden.

Eine Rechnung bezieht sich nur auf genau eine Bestellung (keine Sammelrechnungen für mehrere Bestellungen).

Rechnungsbegründende Unterlagen sind als zusätzliche Dokumente einzubetten, weitere Hinweise dazu finden Sie im Menüpunkt „Informationen zur XRechnung“.

Die Rechnung muss u.a. folgende Angaben enthalten:

• Rechnungsempfänger mit der vollständigen Anschrift
• Leistungsempfänger mit der vollständigen Anschrift
• E-Mail-Adresse des Auftraggebers
• aktuell gültige Bestellnummer, soweit sie vorliegt
• Datum bzw. Zeitraum der Lieferung oder Leistung
• Positionsnummer (fortlaufend)
• Bezeichnung Material / Beschreibung der Lieferung oder Leistung
• Lieferscheinnummer(n)
• abgerechnete Menge mit Mengeneinheit
• Preis je Einheit und Gesamtpreis der Abrechnungsposition
• Währung (ISO‐Code, z.B. EUR, CHF, USD)
• Zahlungsbedingungen und IBAN (BIC)
• Lieferkonditionen gemäß INCOTERMS 
• Warenabgangsland wenn ungleich Deutschland
• Ggf. vom Auftraggeber übermittelte Kontierungsangaben

Bei Nichtbeachtung der Qualitätsanforderungen behalten wir uns vor, die Rechnung unbearbeitet zurückzusenden. 

(Download: „Musterbestellung“)

(Download: „Steuerliche Anforderungen“)

(Download: „Zusätzliche Hinweise“)

Unabhängig der Verpflichtung für öffentliche Auftraggeber, möchten und werden wir als Deutsche Bahn ausschließlich XRechnung als bevorzugtes elektronisches Rechnungsformat – bis auf wenige Ausnahmen – akzeptieren.

• Übermitteln Sie Ihre Rechnung / Gutschrift an folgende E-Mail-Adresse: e-invoicing@deutschebahn.com
• Bitte senden Sie an diese E-Mail-Adresse keine XRechnung zu Testzwecken.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre absendende E-Mailadresse Antworten empfangen kann, da Sie bei Rechnungen / Gutschriften eine Rückmeldung erhalten.
• Die E-Mail muss unverschlüsselt sein und sollte nicht digital signiert werden.
• Pro E-Mail kann nur eine xml-Datei im XRechnungs-Format verarbeitet werden, weitere Hinweise erhalten Sie im Menüpunkt „Informationen zur XRechnung“.
• Rechnungsanlagen stellen Sie uns als Anhang im xml-Dokument zur Verfügung. Bei XRechnungen können maximal 200 Anhänge im xml-Dokument eingebettet werden.
• Die Gesamtgröße der E-Mail inklusive xml-Datei beträgt maximal 50 MB.
• Texte in der E-Mail werden nicht verarbeitet, alle relevanten Angaben enthält die übermittelte Datei.
• Bitte senden Sie uns ein Dokument nicht unaufgefordert mehrfach. Wir bitten darum, ausschließlich die XRechnung zu verschicken, bitte übersenden Sie die Rechnung nicht zusätzlich im Format PDF oder per Post.
• Für die Übermittlung der XRechnung an die DB AG benötigen Sie keine Einverständniserklärung.

Ausnahmen von der XRechnung

• PDF-Format
  
  Mahnung (inklusive Rechnungskopie) können Sie uns im PDF-Format (unverschlüsselt) übersenden.
  
  Die erste Seite bezeichnet das Dokument eindeutig als Mahnung.
  
  Für jede Mahnung erstellen Sie bitte eine separate PDF-Datei.
  
  Rechnungsanlagen zur Mahnung stellen Sie uns als Anhang im PDF-Dokument zur Verfügung. Bei PDF-Rechnungen können maximal 5 Anhänge im PDF-Format eingebettet werden. Andere Formate sind nicht zulässig.
  
  Der Name Ihrer PDF-Datei enthält keine Sonderzeichen (|“<>?*/ :\).
  
  Es ist nur eine PDF-Datei pro E-Mail zulässig.
  
  Die Gesamtgröße der E-Mail inklusive PDF-Datei beträgt maximal 50 MB.
• Rechnungen mit DB Taxi-/Hotel-/Verzehrgutscheinen 
  
  Gutscheinabrechnungen müssen die Gutscheine im Original beigelegt werden, daher müssen diese immer auf dem Postweg eingereicht werden
• Für Rechnungen aus dem Bestellkanal DB Marktplatz
  
  Es gilt der Standard cXML (SAP Ariba) – die Belege werden unverändert übertragen. Die E-Mail-Adresse e-invoicing@deutschebahn.com ist für diese Abrechnungen nicht zu nutzen.
• Für Abrechnung über ELFE (Djinvoice) 
  
  Für Telekommunikationsrechnungen bleibt das Rechnungsformat im bisherigen Abrechnungskanal ELFE (Djinvoice). Die E-Mail-Adresse e-invoicing@deutschebahn.com ist für diese Abrechnungen nicht zu nutzen.

Die Deutsche Bahn und ihre Tochterunternehmen sind ab 27.11.2020 als öffentliche Auftraggeber gesetzlich verpflichtet, von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen im XRechnungs-Format zwingend einzufordern.

(Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung - ERechV) 13.10.2017)

Daher stellen wir als Deutsche Bahn auf die XRechnung als bevorzugtes Rechnungsformat um.

• Die E-Rechnungsverordnung des Bundes besagt, dass E-Rechnungen grundsätzlich als XRechnung einzureichen sind.
  Eine XRechnung ist eine spezifizierte Ausgestaltung einer E-Rechnung. Die XRechnung ist technisch gesehen ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Sie ist die deutsche Anwendungsspezifikation des europäischen CEN-Datenmodells und damit der nationale Standard für die öffentliche Verwaltung.
• Eine XRechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht. Wir bitten Sie daher, schnellstmöglich umzustellen.
• Die XML-Datei im XRechnungsformat stellt die Rechnung dar. Eine Rechnung im PDF-A-Format ist keine XRechnung.
  Es liegt in der Verantwortung des Rechnungserstellers, dass PDF und XML identische Angaben enthalten.
• Definierte Business Rules für Pflicht- und Kann-Angaben sind analog dem Zentralen Rechnungseingangsportal des Bundes auch für die Zustellung an die Deutsche Bahn AG zu beachten.
• Alle Anforderungen entsprechend dem Menüpunkt „Qualitätsanforderungen an Rechnungen“ sind auch bei der Erstellung der XRechnung einzuhalten.
• Im Falle von Abweichungen der genannten Definitionen erfolgt eine Rechnungsabweisung an den Versender. Die Rechnung ist dann nach Korrektur erneut zuzusenden.
• Bei Fragen zur Umsetzung der XRechnungen mit der Deutschen Bahn senden Sie uns diese bitte per E-Mail an SSCDE-KBH-Redaktion@deutschebahn.com.

Download: Muster xml-Datei der XRechnung XRE
Download: Felder XRE
 

In unseren FAQ erhalten Sie detaillierte Informationen rund um das Thema XRechnung

Wir bieten Ihnen kostenfrei und freiwillig den XRechnungsgenerator zur Erstellung von XRechnungen an. Dieser ist vor allem an unsere Lieferanten gerichtet, denen die Umstellung auf XRechnung Probleme bereitet.

• Link zum Generator: https://xre.deutschebahn.com/
• Zugangsdaten
  • Nutzernamen: db
  • Passwort: xrechnung
• Anleitung (download)

• Die Nutzung des XRechnungsgenerators ist freiwillig und kostenlos. Dieser kann nur für Rechnungen an die DB verwendet werden.
• Die Erstellung einer XRechnung erfolgt mithilfe eines Webformulars.
• Anhänge in Form von rechnungsbegleitenden Unterlagen (z.B. Stundenzettel) können im Webformular in die XRechnung eingebettet werden. Zugelassene Formate für Anhänge sind PDF, PNG, JPEG, CSV, XLSX und ODS. Es können maximal 200 Anhänge eingebettet werden.
• Die erstellte XRechnung im XML-Format laden Sie über den Button „XRechnung speichern“ herunter. Zusätzlich können Sie sich mit dem Button „Visualisierung anzeigen“ die Rechnung als lesbare PDF anzeigen lassen und speichern.
• Nachdem Sie die erhaltene Rechnung überprüft haben, schicken Sie nur die XRechnung im XML-Format an e-invoicing@deutschebahn.com. Die E-Mail mit Anhängen darf 50 MB nicht überschreiten.
• Es werden nach Beendigung der Sitzung keine Daten gespeichert. Jedoch können Sie die Stammdaten, nach erstmaligem Ausfüllen des Webformulars, wiederherstellen, indem Sie die vorherige XML wieder hochladen.

Für die Übermittlung Ihrer Anfrage zu einer gesendeten Rechnung nutzen Sie bitte dieses Kontaktformular, dieses stellen wir Ihnen ergänzend zu den bisherigen Möglichkeiten zur Verfügung.

Ihre Anfrage wird verschlüsselt weitergegeben, bitte beachten Sie auch unsere Datenschutzhinweise auf www.deutschebahn.com/datenschutz

Hier finden Sie allgemeine Informationen zur Zustellung und zum Prozess der Optimierten Bauabrechnung per XRechnung:

XRechnung und Optimierte Bauabrechnung  PDF | 366.5 KB

Hier finden Sie vertiefende Informationen zur Feldbefüllung für die Felder der XRechnung:

Feldbefüllung X-Rechnung  PDF | 2.1 MB

Information zu Sicherheitseinbehalten

Sicherheitseinbehalte werden auf Grund der vertraglichen Regelungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer (Lieferant) angewandt. Sie dienen dazu, die vertragsgemäße Ausführung der Leistung und Gewährleistung abzusichern.

Eine geminderte Zahlung des Auftraggebers setzt immer eine ausdrückliche Vereinbarung im Vertrag voraus oder muss sich aus den vereinbarten Vertragsbedingungen ergeben.

Die Angabe der Bestellnummern in den Rechnungen ist notwendige Voraussetzung zur korrekten und zeitnahen Bearbeitung in der Buchhaltung.

Bitte beachten Sie dazu dieses Merkblatt.

Sonderbescheinigung:
Nachweis für Wiederverkäufer von Erdgas und/oder Elektrizität für Zwecks der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

DB Energie GmbH: Download