Deutsche Bahn

Rechnungsstellung

Informationen zur Rechnungsstellung

Als Lieferant der Deutschen Bahn sind Sie für uns ein wichtiger Partner zur Sicherung unseres nachhaltigen Erfolges. Mit Unterstützung unseres konzernweiten Lieferantenmanagements sichern wir gemeinsam mit Ihnen hohe Qualitätsstandards. 

Unser Ziel ist es, den Rechnungsfreigabeprozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. Die Datenqualität der Rechnungen ist hierbei ein wichtiger Aspekt. Um zusätzlichen Klärungsbedarf und damit verbundene Verzögerungen bei der Anweisung des Rechnungsbetrages zu vermeiden, bitten wir Sie bei der Erstellung Ihrer Rechnungen die folgenden Anforderungen des Deutsche Bahn Konzerns zu berücksichtigen. 

Unser optimierter Rechnungsverarbeitungsprozess verkürzt die Bearbeitungsdauer Ihrer Rechnung und erlaubt eine vertragsgemäße Zahlung Ihres Rechnungsbetrages. Da die Qualität und die Art der Übermittlung Ihrer Eingangsrechnung ein zentraler Faktor für eine fristgerechte Bearbeitung ist, ergeben sich die nachfolgenden Anforderungen:

  • Die Rechnung übermitteln sie uns vorzugsweise elektronisch. (Downloadbereich Lieferantenportal „Merkblatt zur elektronischen Rechnungsstellung“)
  • Auf der ersten Seite der Rechnung muss zwingend die von der Deutschen Bahn übermittelte Bestellnummer vermerkt sein.
  • Eine Rechnung bezieht sich nur auf genau eine Bestellung (keine Sammelrechnungen für mehrere Bestellungen).
  • Die Rechnung muss folgende Angaben, Inhalt und Struktur, der Leistungsbeschreibung (Bestellung) enthalten.

       - Rechnungsanschrift

       - Positionsnummer (fortlaufend)

       - Bezeichnung Material/Leistung

       - abgerechnete Menge

       - Mengeneinheit

       - Preis je Einheit und Gesamtpreis der Abrechnungsposition

       - Währung (ISO‐Code, z.B. EUR, CHF, USD)

       - Zahlungsbedingungen

       - Lieferkonditionen gemäß INCOTERMS 

         (Downloadbereich Lieferantenportal „Musterbestellung“)

  • Die Rechnung enthält, falls vorhanden, die Lieferscheinnummer sowie den Lieferort bzw. den Ort der Leistung.
  • Die erforderlichen steuerlichen Angaben, entsprechend dem UStG in seiner aktuellsten Fassung, müssen auf der Rechnung vorhanden sein. (Downloadbereich Lieferantenportal „Steuerliche Anforderungen“)
  • Die aktuelle Bankverbindung (IBAN und BIC) ist zwingend auf der ersten Seite der Rechnung anzugeben.
  • Die Belege sind deutlich als Rechnung, Rechnungskorrektur oder Gutschrift benannt.
  • Die Rechnung muss ein Original sein, handschriftliche Vermerke auf den Rechnungsbelegen sind nicht zulässig.

Außerdem müssen folgende Angaben auf den Rechnungen, für die Sie keine Bestellnummer übermittelt bekommen haben, enthalten sein:

  • Die Rechnung muss den vollständigen Namen sowie die E-Mail-Adresse des Auftragsgebers enthalten, der den Kauf der Waren oder die Dienstleistung beauftragt hat. Des Weiteren sind die vom Auftraggeber übermittelten Kontierungsangaben zwingend anzugeben.
  • Bitte beachten Sie, dass bei Rechnungen ohne Bestellnummer zwingend die vollständige Angabe des Leistungsempfängers notwendig ist. (Downloadbereich Lieferantenportal „Zusätzliche Hinweise“)

Zusätzlich müssen folgende Formatanforderung erfüllt werden, damit eine störungsfreie digitale Verarbeitung sichergestellt werden kann:

  • Die Rechnung muss einen weißen Hintergrund aufweisen. Auf Hintergründe wie z.B. Wasserzeichen oder Hintergrundgrafiken sollte daher verzichtet werden.
  • Wichtige Angaben wie Rechnungsnummer, Bestellnummer, Rechnungsdatum, Fußzeilen usw. sollten nicht farblich unterlegt sein.

Bei Nichtbeachtung der Qualitätsanforderungen behalten wir uns vor, die Rechnung unbearbeitet zurückzusenden.

Bitte beachten Sie die nachfolgenden Hinweise zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen: 


E-Mail

  • Bitte übermitteln Sie Ihre Rechnung, Gutschrift oder Mahnung an folgende E-Mail-Adresse: e-invoicing@deutschebahn.com*.
  • Ihr E-Mail-Account (Absender) kann Antworten empfangen.
  • Die E-Mail ist unverschlüsselt und nicht digital signiert.
  • Pro E-Mail kann nur eine PDF-Datei verarbeitet werden.
  • Die Gesamtgröße (inklusive PDF-Datei) der E-Mail ist nicht größer als 20 MB.
  • Text in der E-Mail können wir nicht verarbeiten, alle relevanten Angaben enthält das PDF Rechnungsdokument.

Rechnung als Anlage im PDF-Dokument

  • Das PDF-Dokument wurde direkt als Druck aus dem jeweiligen Programm erstellt, gescannte Belege werden nicht akzeptiert.
  • Folgende Dokumente können Sie uns unverschlüsselt im PDF-Format per Mail übersenden: 

       - Rechnung** oder
       - Gutschrift oder
       - Mahnung (inklusive Rechnungskopie)

  • Es ist nur eine Rechnung, Gutschrift oder Mahnung pro PDF-Dokument zulässig.
  • Alle Seiten, Anlagen und ergänzende Informationen zu einer Rechnung sind in einem PDF-Dokument zusammengefasst.
  • Die erste Seite im PDF-Dokument ist immer die Rechnung, Gutschrift oder Mahnung.
  • Der Name der PDF-Datei enthält keine Sonderzeichen (|“<>?*/ :\).

Rechnung als Anlage im ZUGFeRD-Format 

  • Für Rechnungen im ZUGFeRD-Format gilt der ZUGFeRD-Standard Version 1.0.
  • Wir arbeiten mit dem ZUGFeRD-Profil „EXTENDED“.
  • Rechnungsanlagen stellen Sie uns als Anhang im PDF-Dokument zur Verfügung. 
  • Für Anhänge im PDF-Dokument gelten folgende Beschränkungen: 

       - akzeptiert werden nur Anhänge im PDF-Format 

       - es können maximal 5 Anhänge im PDF-Dokument verarbeitet werden 

       - die angehängten PDF-Dokumente enthalten keine weiteren Anhänge 


Aufstellung der DB Gesellschaften ohne elektronischen Rechnungsempfang

  1. DB Schenker Gesellschaften
  2. AMEROPA-REISEN GmbH
  3. DB Cargo BTT GmbH
  4. Deutsche Bahn Connect GmbH
  5. DB Fuhrparkservice GmbH
  6. DB Verwaltungsgesellschaft WBN mbH
  7. Deutsche Bahn Digital Ventures GmbH
  8. Deutsche TRANSFESA GmbH Internationale Eisenbahn-SpezialTransporte
  9. DVA Deutsche Verkehrs-Assekuranz-Vermittlungs-GmbH
  10. infraView GmbH
  11. KombiTerminal Burghausen GmbH
  12. MegaHub Lehrte Betreibergesellschaft mbH
  13. QT Mobilitätsservice GmbH
  14. Regionalverkehre Start Deutschland GmbH
  15. Station Food GmbH
  16. Unterstützungskasse der Firma H.M. Gehrckens Gesellschaft mit beschränkter Haftung
  17. Verkehrsgesellschaft Start Augsburg mbH
  18. Verkehrsgesellschaft Start Emscher-Münsterland mbH
  19. Verkehrsgesellschaft Start Niedersachsen mbH
  20. Verkehrsgesellschaft Start NRW mbH
  21. Verkehrsgesellschaft Start Ostsachsen mbH
  22. Verkehrsgesellschaft Start Unterelbe mbH 

Die elektronische Übermittlung für diese Gesellschaften kann nicht verarbeitet werden und wird somit abgelehnt.


* Deutsche Bahn Gesellschaften, die derzeit noch keine elektronischen Dokumente entgegennehmen, sind oben in der Aufstellung enthalten.

** Rechnungen mit DB Taxi-/Hotelgutscheine können nicht per E-Mail übermittelt werden, diese Gutscheine müssen immer auf dem Postweg im Original eingereicht werden.

Betreute Gesellschaften  PDF | 81,8 KB

Nr.

Name der DB Gesellschaft

01

DB Netz AG

02

DB Station & Service AG

03

Deutsche Umschlaggesellschaft
Schiene - Straße (DUSS) mbH 

04

DB Energie GmbH

05

DB RegioNetz Infrastruktur GmbH 

06

DB Fahrwegdienste GmbH

07

DB Projekt Stuttgart Ulm GmbH

08

DB Engineering & Consulting GmbH

09

DB Bahnbau Gruppe GmbH

10

DB Services GmbH

11

DB Kommunikationstechnik GmbH

12

DB Fahrzeuginstandhaltung GmbH

13

DB Systel GmbH

14

DB Sicherheit GmbH

15

DB Gastronomie GmbH

16

Deutsche Bahn AG

17

Deutsche Bahn AG

DB Global Business Services

18

Deutsche Bahn AG

Mietportfolio

19

Deutsche Bahn AG

DB Immobilien

20

Deutsche Bahn AG

Immobilien Aurelis

21

DB Stiftung gGmbH

22

DB Netz AG - DB Immobilien

23

DB Systemtechnik GmbH

24

DB JobService GmbH

25

DB Zeitarbeit GmbH

26

DB Regio Bus Ost GmbH

27

Omnibusverkehr Franken GmbH (OVF)

28

DB Regio Bus Mitte GmbH

29

DB Regionalverkehr Bayern GmbH

30

RVS Regionalbusverkehr Südwest GmbH

31

Regionalverkehr Kurhessen GmbH (RKH)

32

DB Regio Bus Bayern GmbH

33

Friedrich Müller Omnibusunternehmen GmbH

34

NVO Nahverkehr Ostwestfalen GmbH

35

Busverkehr Oder-Spree GmbH

36

Busverkehr Märkisch-Oderland GmbH

37

Regionalverkehr Oberbayern GmbH

38

Regional Bus Stuttgart GmbH RBS

39

Haller Busbetrieb GmbH

40

Weser-Ems Busverkehr GmbH

41

Zentral-Omnibusbahnhof Berlin GmbH

42

RHB Rheinhunsrückbus GmbH

43

ORN Omnibusverkehr Rhein-Nahe GmbH

44

Autokraft GmbH

45

RBO Regionalbus Ostbayern GmbH

46

Bayern Express & P. Kühn

Berlin GmbH

47

RMV Rhein-Mosel

Verkehrsgesellschaft mbH

48

Hanekamp Busreisen GmbH

49

BVO Busverkehr Ostwestfalen GmbH   

50

WB Westfalen Bus GmbH

51

DB Regio Bus Nord GmbH

52

Verkehrsgesellschaft mbH Untermain

53

KOB GmbH

54

Regionalverkehr Allgäu GmbH (RVA)

55

BRN Busverkehr Rhein-Neckar GmbH

56

Regionalbus Braunschweig GmbH

57

DB Regio Bus Rhein-Mosel GmbH

58

BVR Busverkehr Rheinland GmbH

59

SBG SüdbadenBus GmbH

60

DB ZugBus Regionalverkehr

Alb-Bodensee GmbH (RAB)

61

DB Fernverkehr AG

62

DB European Railservices GmbH

63

DB Vertrieb GmbH

64

S-Bahn Berlin GmbH

65

DB RegioNetz Verkehrs GmbH

66

DB Regio AG

67

DB Dialog GmbH

68

S-Bahn Hamburg GmbH

69

S-Bahn Hamburg Service GmbH

70

DB Cargo AG BK0014

71

DB Cargo AG BK001C

72

DB Cargo Logistics GmbH (nur Freilassing)

73

DB Intermodal Services GmbH

74

Mitteldeutsche Eisenbahn GmbH

75

RBH Logistics GmbH

76

TGP Terminalgesellschaft Pfullendorf mbH i.L.