Unser optimierter Rechnungsverarbeitungsprozess verkürzt die Bearbeitungsdauer Ihrer Rechnung und erlaubt eine vertragsgemäße Zahlung Ihres Rechnungsbetrages. Da die Qualität und die Art der Übermittlung Ihrer Eingangsrechnung ein zentraler Faktor für eine fristgerechte Bearbeitung ist, ergeben sich die nachfolgenden Anforderungen:

• Die Rechnung übermitteln sie uns vorzugsweise elektronisch. (Downloadbereich Lieferantenportal „Merkblatt zur elektronischen Rechnungsstellung“)
• Auf der ersten Seite der Rechnung muss zwingend die von der Deutschen Bahn übermittelte Bestellnummer vermerkt sein.
• Eine Rechnung bezieht sich nur auf genau eine Bestellung (keine Sammelrechnungen für mehrere Bestellungen).
• Die Rechnung muss folgende Angaben, Inhalt und Struktur, der Leistungsbeschreibung (Bestellung) enthalten.

       - Rechnungsanschrift

       - Positionsnummer (fortlaufend)

       - Bezeichnung Material/Leistung

       - abgerechnete Menge

       - Mengeneinheit

       - Preis je Einheit und Gesamtpreis der Abrechnungsposition

       - Währung (ISO‐Code, z.B. EUR, CHF, USD)

       - Zahlungsbedingungen

       - Lieferkonditionen gemäß INCOTERMS 

         (Downloadbereich Lieferantenportal „Musterbestellung“)

• Die Rechnung enthält, falls vorhanden, die Lieferscheinnummer sowie den Lieferort bzw. den Ort der Leistung.
• Die erforderlichen steuerlichen Angaben, entsprechend dem UStG in seiner aktuellsten Fassung, müssen auf der Rechnung vorhanden sein. (Downloadbereich Lieferantenportal „Steuerliche Anforderungen“)
• Die aktuelle Bankverbindung (IBAN und BIC) ist zwingend auf der ersten Seite der Rechnung anzugeben.
• Die Belege sind deutlich als Rechnung, Rechnungskorrektur oder Gutschrift benannt.
• Die Rechnung muss ein Original sein, handschriftliche Vermerke auf den Rechnungsbelegen sind nicht zulässig.

Außerdem müssen folgende Angaben auf den Rechnungen, für die Sie keine Bestellnummer übermittelt bekommen haben, enthalten sein:

• Die Rechnung muss den vollständigen Namen sowie die E-Mail-Adresse des Auftragsgebers enthalten, der den Kauf der Waren oder die Dienstleistung beauftragt hat. Des Weiteren sind die vom Auftraggeber übermittelten Kontierungsangaben zwingend anzugeben.
• Bitte beachten Sie, dass bei Rechnungen ohne Bestellnummer zwingend die vollständige Angabe des Leistungsempfängers notwendig ist. (Downloadbereich Lieferantenportal „Zusätzliche Hinweise“)

Zusätzlich müssen folgende Formatanforderung erfüllt werden, damit eine störungsfreie digitale Verarbeitung sichergestellt werden kann:

• Die Rechnung muss einen weißen Hintergrund aufweisen. Auf Hintergründe wie z.B. Wasserzeichen oder Hintergrundgrafiken sollte daher verzichtet werden.
• Wichtige Angaben wie Rechnungsnummer, Bestellnummer, Rechnungsdatum, Fußzeilen usw. sollten nicht farblich unterlegt sein.

Bei Nichtbeachtung der Qualitätsanforderungen behalten wir uns vor, die Rechnung unbearbeitet zurückzusenden.

Bitte beachten Sie die nachfolgenden Hinweise zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen.

E-Mail

• Bitte übermitteln Sie Ihre Rechnung, Gutschrift oder Mahnung an folgende E-Mail-Adresse: e-invoicing@deutschebahn.com
• Ihre E-Mail-Adresse (Absender) kann Antworten empfangen.
• Die E-Mail ist unverschlüsselt und nicht digital signiert.
• Pro E-Mail kann nur eine PDF-Datei oder eine xml-Datei im XRechnungs-Format verarbeitet werden.
• Die Gesamtgröße (inklusive PDF-Datei oder xml-Datei) der Mail ist nicht größer als 20 MB.
• Text in der E-Mail können wir nicht verarbeiten, alle relevanten Angaben enthält das PDF-Rechnungsdokument oder XRechnungsdokument.
• Rechnungen mit DB Taxi-/Hotelgutscheine können nicht per E-Mail übermittelt werden, diese Gutscheine müssen immer auf dem Postweg im Original eingereicht werden.

Rechnung als Anlage im PDF-Format

• Das PDF-Dokument wurde direkt als Druck aus dem jeweiligen Programm erstellt, gescannte Belege werden nicht akzeptiert.
• Folgende Dokumente können Sie uns unverschlüsselt im PDF-Format übersenden:
  • Rechnung oder
  • Gutschrift oder
  • Mahnung (inklusive Rechnungskopie)
• Es ist nur eine Rechnung, Gutschrift oder Mahnung pro PDF-Dokument zulässig.
• Alle Seiten, Anlagen und ergänzende Informationen zu einer Rechnung sind in einem PDF-Dokument zusammengefasst.
• Die erste Seite im Dokument ist immer die Rechnung, Gutschrift oder Mahnung.
• Der Name Ihrer PDF-Datei enthält keine Sonderzeichen (|“<>?*/ :\).

Rechnung als Anlage im ZUGFeRD-Dokument (nur Version 1.0)

• Für Rechnungen im ZUGFeRD-Format gilt der ZUGFeRD Standard Version 1.0.
• Rechnungsanlagen stellen Sie uns als Anhang im PDF-Dokument zur Verfügung.
• Für Anhänge im PDF-Dokument gelten folgende Beschränkungen:
  • akzeptiert werden nur Anhänge im PDF-Format
  • es können maximal 5 Anhänge im PDF-Dokument verarbeitet werden.

Rechnung als Anlage als XRechnungs-Dokument

• Es gilt der „Standard XRechnung“ in der Version 1.2.1 für Deutschland vom IT Planungsrat.
• Definierte Business Rules für Pflicht- und Kann-Angaben sind analog dem Zentralen Rechnungseingangsportal des Bundes auch für die Zustellung an die Deutsche Bahn AG zu beachten.
• Die XML-Datei im XRechnungsformat stellt die Rechnung dar.
• Rechnungsanlagen stellen Sie uns als Anhang im xml-Dokument zur Verfügung.
• Für Anhänge im xml-Dokument gelten folgende Beschränkungen:
  • es können maximal 200 Anhänge im xml-Dokument eingebettet werden
  • die angehängten Objekte enthalten keine weiteren Anhänge (Hier geht's zum Bereich „Informationen zur XRechnung“)

Ab dem 27.11.2020 verpflichtet die E-Rechnungsverordnung öffentliche Auftraggeber, wie die DB, von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen im XRechnungs-Format einzufordern.
Es gilt der „Standard XRechnung“ in der Version 1.2.1 für Deutschland vom IT Planungsrat.
Definierte Business Rules für Pflicht- und Kann-Angaben sind analog dem Zentralen Rechnungseingangsportal des Bundes auch für die Zustellung an die Deutsche Bahn AG zu beachten.

Die DB AG arbeitet für alle Gesellschaften mit einer Leitweg-ID. Diese lautet 992-90009-96.

• Die Zustellung der XRechnung erfolgt ausschließlich an die E-Mail-Adresse e-invoicing@deutschebahn.com
• In dieser E-Mail darf nur eine wohlgeformte dem CEN- Standard XRechnung entsprechende XML-Datei enthalten sein.
• Die XML-Datei im XRechnungsformat stellt die Rechnung dar.
• Rechnungsanlagen stellen Sie uns als Anhang im xml-Dokument zur Verfügung.
• Es können maximal 200 Anhänge im xml-Dokument eingebettet werden.
• Die angehängten Objekte enthalten keine weiteren Anhänge.
• Dateianhänge im Format PDF, CSV, PNG, JPEG, OpenText sind in das XML einzubetten, Links auf die Dateien sind nicht zulässig.
• Die E-Mail mit dem XML und eingebetteten Anhängen darf 50 MB nicht überschreiten
• Die XML-Datei wird über das systemseitig eingebundene Prüftool der KOSIT* (Koordinierungsstelle IT-Standard) verprobt
• Im Falle von Abweichungen der oben genannten Definitionen erfolgt eine Rechnungsabweisung an den Versender. Die Rechnung ist dann nach Korrektur erneut zuzusenden.
• Hier finden Sie eine Muster-XML der XRechnung sowie eine Erläuterung dazu.

Hier geht's zu unseren FAQs

Sonderbescheinigung:
Nachweis für Wiederverkäufer von Erdgas und/oder Elektrizität für Zwecks der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

DB Energie GmbH: Download