Unser optimierter Rechnungsverarbeitungsprozess verkürzt die Bearbeitungsdauer Ihrer Rechnung und erlaubt eine vertragsgemäße Zahlung Ihres Rechnungsbetrages. Da die Qualität und die Art der Übermittlung Ihrer Eingangsrechnung ein zentraler Faktor für eine fristgerechte Bearbeitung ist, ergeben sich die nachfolgenden Anforderungen:

Ihre Rechnung übermitteln Sie uns bitte vorzugsweise auf dem elektronischen Weg (Merkblatt zur elektronischen Rechnungsübermittlung), idealer Weise als XRechnung oder alternativ als PDF-Datei. Informationen hierzu erhalten Sie im Bereich Rechnungsübermittlung. 

• Auf der ersten Seite der Rechnung muss zwingend die von der Deutschen Bahn übermittelte Bestellnummer vermerkt sein. (Bsp: Buchungskreis/ Einkäufergruppe/ Bestellnummer, siehe Musterbestellung)
• Eine Rechnung bezieht sich nur auf genau eine Bestellung (keine Sammelrechnungen für mehrere Bestellungen).
• Die Rechnung muss folgende Angaben, Inhalt und Struktur, der Leistungsbeschreibung (Bestellung) enthalten:

       - Rechnungsanschrift

       - Positionsnummer (fortlaufend)

       - Bezeichnung Material/Leistung

       - abgerechnete Menge

       - Mengeneinheit

       - Preis je Einheit und Gesamtpreis der Abrechnungsposition

       - Währung (ISO‐Code, z.B. EUR, CHF, USD)

       - Zahlungsbedingungen

       - Lieferkonditionen gemäß INCOTERMS 

         (Download „Musterbestellung“)

• Die Rechnung enthält, falls vorhanden, die Lieferscheinnummer sowie den Lieferort bzw. den Ort der Leistung.
• Die erforderlichen steuerlichen Angaben, entsprechend dem UStG in seiner aktuellsten Fassung, müssen auf der Rechnung vorhanden sein. (Download „Steuerliche Anforderungen“)
• Die aktuelle Bankverbindung (IBAN und BIC) sollte gut lesbar auf der Rechnung platziert sein.
• Die Belege sind deutlich als Rechnung, Rechnungskorrektur oder Gutschrift benannt.
• Die Rechnung muss ein Original sein, handschriftliche Vermerke auf den Rechnungsbelegen sind nicht zulässig.

Außerdem müssen folgende Angaben auf den Rechnungen, für die Sie keine Bestellnummer übermittelt bekommen haben, enthalten sein:

• Die Rechnung muss den vollständigen Namen sowie die E-Mail-Adresse des Auftragsgebers enthalten, der den Kauf der Waren oder die Dienstleistung beauftragt hat. Des Weiteren sind die vom Auftraggeber übermittelten Kontierungsangaben zwingend anzugeben.
• Bitte beachten Sie, dass bei Rechnungen ohne Bestellnummer zwingend die vollständige Angabe des Leistungsempfängers notwendig ist. (Download „Zusätzliche Hinweise“)

Zusätzlich müssen folgende Formatanforderung erfüllt werden, damit eine störungsfreie digitale Verarbeitung sichergestellt werden kann:

• Die Rechnung muss einen weißen Hintergrund aufweisen. Auf Hintergründe wie z.B. Wasserzeichen oder Hintergrundgrafiken sollte daher verzichtet werden.
• Wichtige Angaben wie Rechnungsnummer, Bestellnummer, Rechnungsdatum, Fußzeilen usw. sollten nicht farblich unterlegt sein.

Bei Nichtbeachtung der Qualitätsanforderungen behalten wir uns vor, die Rechnung unbearbeitet zurückzusenden.

Bitte beachten Sie die nachfolgenden Hinweise zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen.

Die Deutsche Bahn setzt vollständig auf die elektronische XRechnung (neues Rechnungsformat)!
Die Deutsche Bahn und ihre Tochterunternehmen sind ab 27.11.2020 als öffentliche Auftraggeber gesetzlich verpflichtet von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen im XRechnungs-Format zwingend einzufordern. Daher stellen wir als Deutsche Bahn (Unabhängig der Verpflichtung für öffentliche Auftraggeber) auf die XRechnung als bevorzugtes elektronisches Rechnungsformat, bis auf wenige Ausnahmen, um!

• Übermitteln Sie Ihre Rechnung, Gutschrift oder Mahnung an folgende E-Mail-Adresse: e-invoicing@deutschebahn.com
• Stellen Sie sicher, dass Ihre absendende E-Mailadresse Antworten empfangen kann.
• Die E-Mail muss unverschlüsselt und darf nicht digital signiert sein.
• Pro E-Mail kann nur eine xml-Datei im XRechnungs-Format oder eine PDF-Datei verarbeitet werden.
• Die Gesamtgröße (inklusive xml-Datei oder PDF-Datei) der Mail ist nicht größer als 50 MB.
• Texte in der E-Mail werden nicht verarbeitet, alle relevanten Angaben enthält das XRechnungsdokument oder PDF-Rechnungsdokument.
• Rechnungen mit DB Taxi-/Hotelgutscheine können nicht per E-Mail übermittelt werden, diese Gutscheine müssen immer auf dem Postweg im Original eingereicht werden. (siehe auch Ausnahmen)

Rechnung als Anlage als XRechnungs-Dokument (verpflichtend für Sektorenauftraggeber ab 27.11.2020)

• Es gilt der „Standard XRechnung“ in der aktuellen Version des IT Planungsrates für Deutschland. (ab 01.07.2020 Version 1.2.2, ab 01.01.2021 Version 2.0.0)  
• Definierte Business Rules für Pflicht- und Kann-Angaben sind analog dem Zentralen Rechnungseingangsportal des Bundes auch für die Zustellung an die Deutsche Bahn AG zu beachten.
• Die XML-Datei im XRechnungsformat stellt die Rechnung dar.
• Rechnungsanlagen stellen Sie uns als Anhang im xml-Dokument zur Verfügung.
• Bei XRechnungen können maximal 200 Anhänge im xml-Dokument eingebettet werden
• Bei PDF-Rechnungen sind es maximal 5 Anhänge, die im PDF-Format eingebettet werden können
• die angehängten Objekte enthalten keine weiteren Anhänge
• Die DB AG arbeitet für alle Gesellschaften mit einer einheitlichen Leitweg-ID. Diese lautet 992-90009-96.
• Rechnungen können bereits seit November 2019 als XRechnung übermittelt werden.

Ausnahmen von der XRechnung:

• Auftragswert < 1000 € Bis zu diesem Auftragswert sind Sie nicht an die X-Rechnung gebunden: eine Rechnung im PDF-Format wird akzeptiert. Auch bei einem Auftragswert kleiner als 1.000 EUR nehmen wir sehr gerne Ihre Rechnung im XRechnungs-Format entgegen.
• Rechnungen mit DB Taxi-/Hotelgutscheinen Rechnungen mit DB Taxi-/Hotelgutscheine können nicht per E-Mail übermittelt werden, diese Gutscheine müssen immer auf dem Postweg im Original eingereicht werden.
• Für optimierte Bauabrechnungen Auch die Optimierte Bauabrechnung wird zukünftig über eine XRechnung abgewickelt werden können, derzeit sind wir dazu im Test, sobald dieser abgeschlossen ist, werden auch dazu Informationen in unserem Lieferantenportal veröffentlicht. (Bitte informieren Sie sich zum aktuellen Stand bei Ihrem Auftraggeber.
• Für Rechnungen aus dem Bestellkanal DB Marktplatz Es gilt der Standard cXML (SAP Ariba)
• Für Abrechnung über ELFE (Djinvoice) Für Telekommunikationsrechnungen bleibt das Rechnungsformat im bisherigen Abrechnungskanal ELFE (Djinvoice)

Rechnung als Anlage im PDF-Dokument

• PDF-Rechnungen werden akzeptiert, sofern oben aufgeführte Ausnahmen zutreffen
• Folgende Dokumente können Sie uns unverschlüsselt im PDF-Format übersenden:
  • Rechnung oder
  • Gutschrift oder
  • Mahnung (inklusive Rechnungskopie)
• Es ist nur eine Rechnung, Gutschrift oder Mahnung pro PDF-Dokument zulässig.
• Die erste Seite im Dokument kennzeichnet das Dokument immer als Rechnung, Gutschrift oder Mahnung.
• Alle Seiten, Anlagen und ergänzende Informationen zu einer Rechnung sind in einem PDF-Dokument zusammengefasst. Es können im PDF-Dokument bis zu 5 weitere PDF-Anhänge eingebettet werden.
• Der Name Ihrer PDF-Datei enthält keine Sonderzeichen (|“<>?*/ :\).

Rechnung im ZUGFeRD-Format

• Rechnungen, die in der ZUGFeRD-Version 1 erstellt wurden, werden bis 26.11.2020 angenommen und sind danach auf XRechnung umzustellen
• Die ZUGFeRD-Version 2.0 ist ein PDF mit eingebettetem XML. Die Zusendung der PDF mit dem eingebettetem XLM entspricht nicht der anerkannten XRechnung. Die Struktur der eingebetteten XML entspricht der XRE und nur diese wird in der Zustellung als XRechnung anerkannt.
• Das bedeutet, wenn Sie ZUGFeRD 2.0 nutzen, müssen Sie die eingebettete XML herauslösen und als Rechnung an den Rechnungsempfänger senden.

Ab dem 27.11.2020 verpflichtet die E-Rechnungsverordnung öffentliche Auftraggeber, wie die DB, von ihren Lieferanten elektronische Rechnungen im XRechnungs-Format einzufordern.
Es gilt der „Standard XRechnung“ in der Version 1.2.1 (ab 01.01.2021 Version 2.0.0) für Deutschland vom IT Planungsrat.

Definierte Business Rules für Pflicht- und Kann-Angaben sind analog dem Zentralen Rechnungseingangsportal des Bundes auch für die Zustellung an die Deutsche Bahn AG zu beachten.

Die DB AG arbeitet für alle Gesellschaften mit einer Leitweg-ID. Diese lautet 992-90009-96.

• Die Zustellung der XRechnung erfolgt ausschließlich an die E-Mailadresse e-invoicing@deutschebahn.com
• In dieser E-Mail darf nur eine wohlgeformte dem CEN- Standard XRechnung entsprechende XML-Datei enthalten sein.
• Die XML-Datei im XRechnungsformat stellt die Rechnung dar.
• Rechnungsanlagen stellen Sie uns als Anhang im xml-Dokument zur Verfügung.
• Es können maximal 200 Anhänge im xml-Dokument eingebettet werden.
• Die angehängten Objekte enthalten keine weiteren Anhänge.
• Dateianhänge im Format PDF, CSV, PNG, JPEG sind in das XML einzubetten, Links auf die Dateien sind nicht zulässig.
• Die E-Mail mit dem XML und eingebetteten Anhängen darf 50 MB nicht überschreiten
• Die XML-Datei wird über das systemseitig eingebundene Prüftool der KOSIT* (Koordinierungsstelle IT-Standard) verprobt
• Im Falle von Abweichungen der oben genannten Definitionen erfolgt eine Rechnungsabweisung an den Versender. Die Rechnung ist dann nach Korrektur erneut zuzusenden.
• Erläuterung zu XRE
• Muster xml-Datei der XRechnung XRE
• Felder XRE

Hier geht's zu unseren FAQ

Bei Fragen zur Umsetzung der XRechnungen mit der Deutschen Bahn senden Sie uns diese bitte per E-Mail an SSCDE-KBH-Redaktion@deutschebahn.com.

Hier finden Sie allgemeine Informationen zur Zustellung und zum Prozess der Optimierten Bauabrechnung per XRechnung:

XRechnung und Optimierte Bauabrechnung  PDF | 366,5 KB

Hier finden Sie vertiefende Informationen zur Feldbefüllung für die Felder der XRechnung:

Feldbefüllung X-Rechnung  PDF | 2,1 MB

Sonderbescheinigung:
Nachweis für Wiederverkäufer von Erdgas und/oder Elektrizität für Zwecks der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

DB Energie GmbH: Download