Rechnungsstellung

Unser optimierter Rechnungsverarbeitungsprozess verkürzt die Bearbeitungsdauer Ihrer Rechnung und erlaubt eine vertragsgemäße Zahlung Ihres Rechnungsbetrages. Da die Qualität und die Art der Übermittlung Ihrer Eingangsrechnung ein zentraler Faktor für eine fristgerechte Bearbeitung ist, ergeben sich die nachfolgenden Anforderungen:

• Die Rechnung übermitteln sie uns vorzugsweise elektronisch. (Downloadbereich Lieferantenportal „Merkblatt zur elektronischen Rechnungsstellung“)
• Auf der ersten Seite der Rechnung muss zwingend die von der Deutschen Bahn übermittelte Bestellnummer vermerkt sein.
• Eine Rechnung bezieht sich nur auf genau eine Bestellung (keine Sammelrechnungen für mehrere Bestellungen).
• Die Rechnung muss folgende Angaben, Inhalt und Struktur, der Leistungsbeschreibung (Bestellung) enthalten.

       - Rechnungsanschrift

       - Positionsnummer (fortlaufend)

       - Bezeichnung Material/Leistung

       - abgerechnete Menge

       - Mengeneinheit

       - Preis je Einheit und Gesamtpreis der Abrechnungsposition

       - Währung (ISO‐Code, z.B. EUR, CHF, USD)

       - Zahlungsbedingungen

       - Lieferkonditionen gemäß INCOTERMS 

         (Downloadbereich Lieferantenportal „Musterbestellung“)

• Die Rechnung enthält, falls vorhanden, die Lieferscheinnummer sowie den Lieferort bzw. den Ort der Leistung.
• Die erforderlichen steuerlichen Angaben, entsprechend dem UStG in seiner aktuellsten Fassung, müssen auf der Rechnung vorhanden sein. (Downloadbereich Lieferantenportal „Steuerliche Anforderungen“)
• Die aktuelle Bankverbindung (IBAN und BIC) ist zwingend auf der ersten Seite der Rechnung anzugeben.
• Die Belege sind deutlich als Rechnung, Rechnungskorrektur oder Gutschrift benannt.
• Die Rechnung muss ein Original sein, handschriftliche Vermerke auf den Rechnungsbelegen sind nicht zulässig.

Außerdem müssen folgende Angaben auf den Rechnungen, für die Sie keine Bestellnummer übermittelt bekommen haben, enthalten sein:

• Die Rechnung muss den vollständigen Namen sowie die E-Mail-Adresse des Auftragsgebers enthalten, der den Kauf der Waren oder die Dienstleistung beauftragt hat. Des Weiteren sind die vom Auftraggeber übermittelten Kontierungsangaben zwingend anzugeben.
• Bitte beachten Sie, dass bei Rechnungen ohne Bestellnummer zwingend die vollständige Angabe des Leistungsempfängers notwendig ist. (Downloadbereich Lieferantenportal „Zusätzliche Hinweise“)

Zusätzlich müssen folgende Formatanforderung erfüllt werden, damit eine störungsfreie digitale Verarbeitung sichergestellt werden kann:

• Die Rechnung muss einen weißen Hintergrund aufweisen. Auf Hintergründe wie z.B. Wasserzeichen oder Hintergrundgrafiken sollte daher verzichtet werden.
• Wichtige Angaben wie Rechnungsnummer, Bestellnummer, Rechnungsdatum, Fußzeilen usw. sollten nicht farblich unterlegt sein.

Bei Nichtbeachtung der Qualitätsanforderungen behalten wir uns vor, die Rechnung unbearbeitet zurückzusenden.

Bitte beachten Sie die nachfolgenden Hinweise zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen: 

E-Mail

• Bitte übermitteln Sie Ihre Rechnung, Gutschrift oder Mahnung an folgende E-Mail-Adresse: e-invoicing@deutschebahn.com*.
• Ihr E-Mail-Account (Absender) kann Antworten empfangen.
• Die E-Mail ist unverschlüsselt und nicht digital signiert.
• Pro E-Mail kann nur eine PDF-Datei verarbeitet werden.
• Die Gesamtgröße (inklusive PDF-Datei) der E-Mail ist nicht größer als 20 MB.
• Text in der E-Mail können wir nicht verarbeiten, alle relevanten Angaben enthält das PDF Rechnungsdokument.

Rechnung als Anlage im PDF-Dokument

• Das PDF-Dokument wurde direkt als Druck aus dem jeweiligen Programm erstellt, gescannte Belege werden nicht akzeptiert.
• Folgende Dokumente können Sie uns unverschlüsselt im PDF-Format per Mail übersenden: 

       - Rechnung** oder
       - Gutschrift oder
       - Mahnung (inklusive Rechnungskopie)

• Es ist nur eine Rechnung, Gutschrift oder Mahnung pro PDF-Dokument zulässig.
• Alle Seiten, Anlagen und ergänzende Informationen zu einer Rechnung sind in einem PDF-Dokument zusammengefasst.
• Die erste Seite im PDF-Dokument ist immer die Rechnung, Gutschrift oder Mahnung.
• Der Name der PDF-Datei enthält keine Sonderzeichen (|“<>?*/ :\).

Rechnung als Anlage im ZUGFeRD-Format 

• Für Rechnungen im ZUGFeRD-Format gilt der ZUGFeRD-Standard Version 1.0.
• Wir arbeiten mit dem ZUGFeRD-Profil „EXTENDED“.
• Rechnungsanlagen stellen Sie uns als Anhang im PDF-Dokument zur Verfügung. 
• Für Anhänge im PDF-Dokument gelten folgende Beschränkungen: 

       - akzeptiert werden nur Anhänge im PDF-Format 

       - es können maximal 5 Anhänge im PDF-Dokument verarbeitet werden 

       - die angehängten PDF-Dokumente enthalten keine weiteren Anhänge 

Aufstellung der DB Gesellschaften ohne elektronischen Rechnungsempfang

1. DB Schenker Gesellschaften
2. AMEROPA-REISEN GmbH
3. DB Cargo BTT GmbH
4. Deutsche Bahn Connect GmbH
5. DB Fuhrparkservice GmbH
6. DB Verwaltungsgesellschaft WBN mbH
7. Deutsche Bahn Digital Ventures GmbH
8. Deutsche TRANSFESA GmbH Internationale Eisenbahn-SpezialTransporte
9. DVA Deutsche Verkehrs-Assekuranz-Vermittlungs-GmbH
10. infraView GmbH
11. KombiTerminal Burghausen GmbH
12. MegaHub Lehrte Betreibergesellschaft mbH
13. QT Mobilitätsservice GmbH
14. Regionalverkehre Start Deutschland GmbH
15. Station Food GmbH
16. Unterstützungskasse der Firma H.M. Gehrckens Gesellschaft mit beschränkter Haftung
17. Verkehrsgesellschaft Start Augsburg mbH
18. Verkehrsgesellschaft Start Emscher-Münsterland mbH
19. Verkehrsgesellschaft Start Niedersachsen mbH
20. Verkehrsgesellschaft Start NRW mbH
21. Verkehrsgesellschaft Start Ostsachsen mbH
22. Verkehrsgesellschaft Start Unterelbe mbH 

Die elektronische Übermittlung für diese Gesellschaften kann nicht verarbeitet werden und wird somit abgelehnt.

_{* Deutsche Bahn Gesellschaften, die derzeit noch keine elektronischen Dokumente entgegennehmen, sind oben in der Aufstellung enthalten.}

_{** Rechnungen mit DB Taxi-/Hotelgutscheine können nicht per E-Mail übermittelt werden, diese Gutscheine müssen immer auf dem Postweg im Original eingereicht werden.}