Deutsche Bahn

Auswahl, Betreuung und Entwicklung von Lieferanten der Deutschen Bahn

Unser Lieferantenmanagement macht die Beschaffung zum strategischen Wettbewerbsfaktor. Gemeinsam mit zuverlässigen Partnern sichern wir hohe Qualitätsstandards durch einen standardisierten Regelprozess. So optimieren wir unseren Lieferantenpool.

Das Prinzip unseres Lieferantenmanagements

Lieferanten sind unsere Partner für die Sicherung des Konzernerfolges. Die Lieferungen und Leistungen von Lieferanten stehen am Beginn der Wertschöpfungskette – und sind entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit der Deutschen Bahn. Unser Lieferantenmanagement ist unternehmensweit gültig und in den führenden IT-Systemen des DB-Konzerns verankert.


Ziele unseres Lieferantenmanagements

Mittel- und langfristig optimieren wir durch die Entwicklung unseres Lieferantenportfolios die Versorgungssicherheit, das Kostenniveau und die Prozesseffizienz des DB-Konzerns. Die Ziele sind klar definiert und im Regelprozess abgebildet.


Turbolader

Der Prozess des Lieferantenmanagements besteht aus vier Phasen, die kontinuierlich und wiederkehrend durchlaufen werden können:


Wer passt zu uns? Im ersten Schritt nehmen wir auf Basis definierter Mindeststandards geeignete Lieferanten in den Pool potenzieller DB-Vertragspartner auf. Dies beschleunigt an vielen Stellen den Vergabeprozess. Zudem schaffen wir in dieser Phase die Grundlagen für die spätere Entwicklung des qualifizierten Lieferanten.

Erfüllen Lieferanten die Voraussetzungen zur Qualifizierung noch nicht, sind vertragsunabhängige individuelle Maßnahmen zur Weiterentwicklung vereinbar.

Ziel: Potenziale ausbauen und Risiken minimieren, um die Teilnahme am Wettbewerb sicherzustellen.

Wer hält, was er verspricht? Die Bewertung von Lieferanten erfolgt nach einheitlichen Kriterien und beeinflusst die Entscheidungen hinsichtlich seiner Entwicklung. Alle Bewertungsergebnisse werden vorgangsbezogen dokumentiert und geben u.a. Aufschluss über die Qualifizierung eines Lieferanten als Partner des DB-Konzerns.

1. So geht’s weiter! Mit der Lieferantenstabilisierung soll die Qualität von Lieferanten verbessert werden. 

Aus dem Rating leiten sich vier Strategien ab: Lieferanten langfristig binden, pflegen und ausbauen, stabilisieren oder ausphasen. Wir vereinbaren gemeinsam individuelle Maßnahmen und halten sie nach. Der Prozess verläuft partnerschaftlich, auf freiwilliger Basis und nach den vergaberechtlichen Grundsätzen. Ob bestehender oder neuer Lieferant – wir setzen auf eine kontinuierliche Entwicklung, um unseren Lieferantenpool qualitativ und quantitativ zu optimieren.

2. Mahnverfahren

Betriebsunregelmäßigkeiten und gefährliche Ereignisse werden definiert durch geltende Prozesse, die sich in Handlungsanweisungen und in Richtlinien wiederfinden. Es handelt sie hierbei um verursachte Störungen des Betriebsablaufs durch beispielsweise Unfälle, Störungen an Bahnübergängen, Kabelschäden, Verstoß gegen Sicherheitsbestimmungen, Sperrpausenüberschreitungen usw.


Erläuterungen zum Prozess:

Monatliche Identifizierung der relevanten Gefährlichen Ereignisse

Wir identifizieren monatlich relevante gefährliche Ereignisse, bei denen Betriebsunregelmäßigkeiten aus Baumaßnahmen und / oder damit zusammenhängenden Werk- und Dienstleistungen von Lieferanten der DB AG verursacht wurden.

Auch die Regionen melden Vorfälle an uns. Vorfälle bei denen Sperrpausen bei Baumaßnahmen mit beauftragten externen Lieferanten entweder schuldhaft überschritten wurden, oder wegen Nicht- oder Schlechtleistung sogar komplett entfallen sind.


Abforderung Stellungnahme vom Verursacher

Der im Eisenbahn-Untersuchungsbericht benannte Verursacher wird als Vertragspartner der DB AG über den festgestellten Sachverhalt durch uns informiert und ihm die Möglichkeit der Stellungnahme zur dargestellten Betriebsunregelmäßigkeit (kurze Beschreibung) gewährt. Zudem wird die betreffende Firma auf die Folgen und Konsequenzen des fehlerhaften Verhaltens hingewiesen. Die Konsequenzen ergeben sich aus der Art und den Folgen des Eingriffs in den Betriebsablauf. Die Rückmeldung des Verursachers sollte innerhalb von 14 Tagen erfolgen. Sollte nach dieser Frist keine Stellungnahme vom Verursacher eingegangen sein, wird eine erneute 14-tägige Frist in schriftlicher Form gewährt. Sollte nach dieser Frist noch immer keine Stellungnahme vorliegen, ist das Unternehmen zu mahnen. Hinsichtlich des verantwortlichen Verursachers sind folgende Rahmenbedingungen zu beachten:

1. ARGEN: - Der technische Geschäftsführer der Arge wird zur Benennung des verantwortliches Arge-Mitglieds und zur Übersendung der Stellungnahme angeschrieben.

2. Nachunternehmerschaft: - Nur der direkte Auftragnehmer der DB AG wird in der Regel zur Verantwortung gezogen. Auch wenn der festgestellte Eingriff in den Betriebsablauf eindeutig einem Nachunternehmer zuzuordnen ist, wird der Hauptunternehmer mit dem Hinweis der Verantwortlichkeit für die Qualität der Leistungserbringung des Nachunternehmers abgemahnt. Stellungnahmen können im Interesse einer sorgfältigen Sachverhaltsaufklärung sowohl vom Hauptunternehmer, als auch vom Nachunternehmer angefordert werden.


Stellungnahme prüfen:

Die übermittelten Stellungnahmen der benannten Verursacher sind durch uns inhaltlich plausibel zu prüfen. Bei zweifelsfrei nachgewiesener Verantwortung (Ursächlichkeit) des Verursachers folgt eine Prüfung, ob eine Mahnung bereits vorhanden ist:


Mahnen in der Stufe 1 oder 2:

Bei schwerwiegenden Eingriffen in den Betriebsablauf oder gefährlichen Ereignissen behalten wir uns vor von der üblichen Verfahrensweise abzuweichen. So besteht bespielweise die Möglichkeit in begründeten Ausnahmefällen / Situationen die 2. Mahnstufe oder höher zu erteilen.

Bei schuldhafter Verursachung durch einen Nachunternehmer wird in der Regel der Hauptunternehmer der DB AG abgemahnt.

Der Grundsatz der Vertraulichkeit ist zu beachten.

  • Information an den Unternehmer bzgl. schuldhafter Verursachung und die Erteilung der Mahnstufe 1 gemäß der Übersicht.
  • Als Datum der Mahnstufe gilt der Tag des Schreibens über den Eintrag.
  • Das betreffende Unternehmen erhält eine Abmahnung mit einer Gültigkeit von 12 Monaten ab Ausstellungsdatum des Schreibens.
  • Keine neuen Auffälligkeiten innerhalb des Zeitraumes führen zur Löschung der Mahnstufe.


Aufnahme in den Prozessablauf Lieferantenstabilisierung (LS) bzw. Lieferantenentwicklung: Mahnen in der Stufe 3:

  • Schreiben an das Unternehmen, in dem die Einstufung in die 3. Mahnstufe mitgeteilt und zu einem Lieferantengespräch eingeladen wird. In diesem Entwicklungsgespräch werden Konsequenzen im Falle der Nichterfüllung der vereinbarten Entwicklungsmaßnahmen dokumentiert.
  • Solange die Entwicklungsvereinbarung nicht abgeschlossen ist, verbleibt der Lieferant in der Mahnstufe 3.


Grundsatz:

Es erfolgt eine Einzelfallentscheidung, die zur (ggf. temporären) Sperrung des Lieferanten führen kann. In erster Linie ist das Ziel jedoch den Lieferanten zu entwickeln.


Übersicht Mahnstufen 1-3:



Mahnstufe 1

Mahnstufe 2

Mahnstufe 3


Tat-bestände

Sachschäden:

> 5.000 € und < 100.000 €

Verspätungsminuten:

> 450 min und < 1.440 min

Sachschäden:

 >= 100.000 €

Verspätungsminuten:

 >= 1.440 min

Personenschäden

Wiederholung von Tatbeständen der Mahnstufe 1 oder 2


Wirkung

Achtungszeichen


Eintragung in der Lieferantendatei / Mahnstufenübersicht und schriftliche Mahnung.

Mahnung


besondere Beobachtung des Verursacher

und schriftliche Mahnung.

Restriktion


Übergang in eine Lieferantenentwicklung mit einem Gespräch mit dem Verursacher und ggf. Durchführen von Restriktionen.


Gültigkeit

12 Monate

12 Monate

gemäß Festlegung Lieferantenentwicklung


Wieder-holungsfall

a) Bis zu einer Wiederholung eines Stör-bzw. Schadensfalles aus Mahnstufe 1, Verlängerung der Mahnstufe um 12 Monate.


b) Bei Wiederholung eines Stör-bzw. Schadensfalles aus Mahnstufe 2, Erteilung der Mahnstufe 2.


c) Bei der zweiten Wiederholung eines Stör-bzw. Schadensfalles aus Mahnstufe 1, Erteilung der Mahnstufe 2.

d) Bei einer Wiederholung eines Stör-bzw. Schadensfalles aus Mahnstufe 1, Verlängerung der Mahnstufe um 12 Monate.


e) Bei der zweiten Wiederholung eines Stör-bzw. Schadensfalles aus Mahnstufe 1, Erteilung der Mahnstufe 3.


f) Bei einer Wiederholung eines Stör-bzw. Schadensfalles aus Mahnstufe 2, Erteilung der Mahnstufe 3.


g) Bei Mahnstufe 2 durch Wiederholungen der Mahnstufe 1, sofort bei nächstem Stör-bzw. Schadensfalles Mahnstufe 3.



Besonderheiten:

Eine Mahnstufe wird auch dann ausgesprochen, wenn Sperrpausen wegen Nicht- oder Schlechtleistung, die vom Lieferanten schuldhaft verursacht wurden, überschritten werden oder entfallen müssen.

Schuldhafte Überschreitung einer Sperrpause von >= 450 min und < 1.440 min: Mahnstufe 1.

Schuldhafte Überschreitung einer Sperrpause von > 1.440 min: Mahnstufe 2.

Entfall einer Sperrpause wegen Nicht- oder Schlechtleistung: Mahnstufe 2.


Bei besonders schwerwiegenden Fällen behalten wir uns vor, auch eine höhere Mahnstufe auszusprechen.

Mögliche Konsequenz: Mahnstufe 3.